Sistemi ERP: cosa sono, vantaggi e quali sono i migliori

Molti non conoscono che cosa siano i sistemi ERP e per quale motivo questi vengano consigliati per consentire un’ottima gestione della propria impresa. 

Ed è un peccato, perché un sistema ERP è diventato un elemento cruciale per la gestione aziendale moderna.

Inizialmente, i sistemi ERP erano nati per far dialogare l’area logistica con quella produttiva. Ma negli ultimi decenni hanno visto una tale evoluzione da consentire un flusso continuo di informazioni tra tutti i reparti aziendali. 

Questo software integrato, in grado di coprire molteplici funzioni, aiuta le aziende a gestire le loro risorse in modo più efficiente, a ridurre i costi, a migliorare la produttività e a prendere decisioni informate.

Oggi ci troviamo addirittura di fronte a sistemi ERP di ultima generazione, ossia che utilizzano tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale, l’analisi dei dati e il cloud computing per offrire funzionalità sempre più sofisticate e scalabili. 

Comprendere come poter utilizzare questi strumenti, e anche come adattarli alla propria realtà imprenditoriale, è il primo passo verso un miglioramento delle condizioni della propria azienda.

E in un mondo competitivo come quello in cui tutti operiamo, questo è un passo da gigante!

Ecco perché vogliamo parlarti dell’importanza di un ERP per un’azienda, evidenziando i benefici che può offrire e come può aiutare a superare le sfide comuni che le aziende devono affrontare. 

Che anche tu ti trovi ogni giorno a dover affrontare.

Scopriremo anche come l’implementazione di un sistema ERP può migliorare la gestione della tua azienda e portare ad una maggiore crescita e successo, il goal di ogni imprenditore. 

Che cosa sono i sistemi ERP?

I sistemi ERP si riferiscono a tutta quella serie di software gestionali che consentono di integrare, in un solo programma, i differenti processi legati al business di un’azienda. Infatti, significato di ERP è “Enterprise Resource Planning”, quindi “Pianificazione delle risorse di impresa”. 

Con questi programmi, quindi, un’azienda ha la possibilità di gestire tutta una serie di elementi inerenti alla società, dagli acquisti, alle vendite, sino alla contabilità e al contenuto del proprio magazzino. Esempi di sistemi ERP sono SAP o Microsoft Dynamics 365.

Inoltre, i sistemi ERP possono essere personalizzati in base alle specifiche esigenze dell’azienda e possono essere integrati con altre applicazioni aziendali come la gestione della relazione con il cliente (CRM), la gestione del magazzino (WMS) e la gestione della catena di approvvigionamento (SCM).

In riferimento ai sistemi ERP si possono individuare delle funzioni specifiche, che tradizionalmente vengono ricomprese in tutti questi tipi di programmi:

• Gestione del ciclo amministrativo: si riferisce alla rilevazione delle differenti transazioni di tipo amministrativo e anche alla loro sintesi, rientrano in questo gruppo, ad esempio, la contabilità, l’albo dei fornitori, quello dei clienti e così via;
• Gestione del ciclo attivo: si riferisce alle attività che si legano principalmente all’area commerciale, come accade per la gestione delle spedizioni, quella delle scorte, la definizione dei listini prezzi e così via;
• Gestione del ciclo passivo: è riferita alla valutazione e all’implementazione di tutte quelle funzioni legate agli approvvigionamenti;
• Gestione dei cicli legati alle risorse: qui si fa riferimento alla gestione delle risorse umane, ad esempio nel rilevare le assenze dei lavoratori per malattia, e delle infrastrutture, come accade, ad esempio, per la programmazione della manutenzione periodica.

Prima di capire sotto quali profili i sistemi ERP sono importanti, vediamo come sono nati. 

Storia dell’ERP

L’ERP ha una storia intrigante che risale all’inizio del ‘900. All’epoca, le aziende stavano affrontando la necessità di gestire in modo più efficiente le loro risorse, compresi i materiali, la produzione, il personale e la contabilità. Tuttavia, le prime soluzioni informatiche erano frammentate e specializzate, il che rendeva difficile l’integrazione e la gestione dei dati in modo olistico. 

Il primissimo sistema a essere stato sviluppato fu l’EOQ (Economic Order Quantity), ad opera di Ford Whitman Harris. Con una pianificazione basata su carta, per anni guidò la produzione industriale. 

Questo finché nel ’64 Black and Decker adottò i primi sistemi MRP (Material Requirements Planning), unendo il sistema EOQ al computer. Questi sistemi si concentravano sulla gestione dei materiali e sulla pianificazione della produzione, consentendo alle aziende di pianificare in modo più efficiente gli ordini e il fabbisogno di materiali.

Negli anni ’80, si svilupparono sistemi più complessi chiamati MRP II (Manufacturing Resource Planning), che includevano anche la gestione di altre risorse come il personale e la capacità di produzione. Questi sistemi integrati erano più avanzati e permettevano alle aziende di gestire in modo più completo le loro operazioni.

L’effettiva nascita del concetto di ERP avvenne negli anni ’90 quando i fornitori iniziarono a integrare gli MRP II con altri concetti simili, come il Finance, che permettevano di gestire ulteriori aree tra cui la contabilità, le risorse umane e altro ancora. Questo approccio olistico all’automazione aziendale ha portato alla creazione dei moderni sistemi ERP che conosciamo oggi.

Negli anni 2000 e oltre, gli ERP hanno continuato a evolversi, incorporando tecnologie emergenti come il cloud computing, l’analisi dei dati e l’intelligenza artificiale. Queste innovazioni hanno reso gli ERP ancora più potenti e flessibili, consentendo alle aziende di adattarsi meglio alle mutevoli esigenze del mercato.

Esempi di ERP per settore

I sistemi ERP rappresentano una soluzione fondamentale per le aziende che desiderano ottimizzare i processi interni. Tuttavia, non tutti gli ERP sono adatti a ogni tipo di business: le esigenze di una società di produzione sono diverse da quelle di un’azienda del settore sanitario o retail. 

Detto questo, vediamo insieme come i sistemi ERP possano essere sfruttati nei diversi settori per soddisfare esigenze specifiche e migliorare le performance aziendali.

ERP per il settore manifatturiero

Nel settore manifatturiero, un ERP è fondamentale per ottimizzare ogni fase del processo produttivo, dalla pianificazione alla consegna del prodotto finito. Grazie a funzionalità avanzate, gli ERP consentono di monitorare in tempo reale l’uso delle risorse, analizzare i dati di produzione e individuare eventuali inefficienze. 

Inoltre, migliorano la gestione del controllo delle scorte e dei materiali, assicurando che le risorse siano sempre disponibili al momento giusto. Questo tipo di sistema facilita anche l’integrazione con fornitori e distributori, contribuendo a una supply chain più agile e reattiva.

ERP per il settore sanitario

Nel settore sanitario, i sistemi ERP sono progettati per gestire la complessità operativa di ospedali, cliniche e altre strutture mediche. Permettono di coordinare le attività tra diversi reparti, ottimizzando l’uso delle risorse come personale, apparecchiature e farmaci. 

Offrono anche strumenti avanzati per la gestione dei dati dei pazienti, garantendo al contempo la conformità alle rigide normative sulla privacy e la sicurezza. 

I sistemi ERP possono inoltre migliorare la gestione finanziaria, facilitando la pianificazione del budget e il monitoraggio dei costi operativi.

ERP per il retail

Le aziende del settore retail possono sfruttare un ERP per gestire in modo centralizzato inventario, vendite e promozioni, assicurando un flusso operativo senza intoppi. 

Ad esempio, un ERP consente di monitorare in tempo reale le scorte disponibili nei vari punti vendita e nei magazzini, riducendo il rischio di esaurimenti o eccessi di inventario. 

Questi sistemi supportano anche la pianificazione strategica delle campagne di marketing, offrendo analisi dettagliate sulle preferenze dei clienti. 

Infine, l’integrazione delle operazioni online e offline favorisce un’esperienza d’acquisto uniforme e soddisfacente per i consumatori.

ERP per la logistica

Nel campo della logistica, un ERP è essenziale per ottimizzare tutta la catena di distribuzione. Questi sistemi permettono di pianificare i percorsi delle consegne in base a dati aggiornati sul traffico e sulla domanda, garantendo una maggiore puntualità. 

Possono anche integrare il monitoraggio in tempo reale delle flotte, fornendo visibilità completa sulle spedizioni. 

In più, un ERP aiuta a coordinare i vari attori della supply chain, come fornitori, magazzini e clienti finali, riducendo i tempi di attesa e migliorando la soddisfazione del cliente.

ERP per il settore alimentare e delle bevande

Per le aziende del settore food & beverage, gli ERP rappresentano uno strumento indispensabile per garantire la qualità e la sicurezza dei prodotti. Questi sistemi facilitano la tracciabilità completa lungo tutta la filiera, dalla materia prima al prodotto finito. 

Offrono anche funzionalità per il controllo della produzione e la gestione delle scorte, aiutando a prevenire sprechi e a rispettare le normative vigenti. 

Infine, un ERP può monitorare parametri critici come temperature e tempi di conservazione, assicurando che la catena del freddo venga mantenuta in modo rigoroso.

Differenze con Financials

Raccogliendo informazioni su questo argomento potresti imbatterti nel termine Financials, e pensare che sia un sinonimo dei sistemi ERP. In realtà, stiamo parlando di due cose diverse.

Cosa sono i sistemi ERP l’abbiamo già visto. Sono sistemi software che integrano e gestiscono una vasta gamma di processi aziendali, inclusi la produzione, la supply chain, la gestione delle risorse umane, la contabilità e altro ancora.

L’obiettivo principale di un sistema ERP è quello di integrare tutti questi processi in un’unica piattaforma, consentendo alla direzione aziendale di avere una visione olistica delle operazioni e migliorando l’efficienza attraverso la condivisione dei dati tra i vari dipartimenti.

I Financials, o software finanziari, sono invece progettati specificamente per gestire le attività finanziarie di un’azienda, come la contabilità generale, la fatturazione, la gestione delle scadenze, il controllo dei costi, la gestione delle risorse finanziarie e la generazione di report finanziari.

Questi Financials possono essere utilizzati come moduli all’interno di un sistema ERP più ampio, fornendo funzionalità finanziarie specializzate. Sono molto utili per le organizzazioni pubbliche e gli enti governativi, poiché forniscono dei report periodici e avanzati, pur rimanendo un sottoinsieme dei sistemi ERP. 

Le tipologie di distribuzione

Le tipologie di distribuzione dei sistemi ERP si riferiscono ai diversi modelli attraverso cui questi software possono essere implementati e utilizzati nelle aziende. La scelta del modello di distribuzione dipende dalle esigenze aziendali, dalle risorse disponibili e dagli obiettivi a lungo termine. Ecco una panoramica delle principali tipologie.

On-Premise ERP

I sistemi ERP on-premise sono installati direttamente sui server aziendali e sono gestiti internamente dall’organizzazione. Questo modello è spesso scelto da aziende che operano in settori altamente regolamentati o che richiedono un controllo totale sui dati aziendali. Con un ERP on-premise, l’azienda ha piena autonomia su ogni aspetto del sistema, dalla personalizzazione alla gestione della sicurezza.

I vantaggi dell’ERP On-Premise:

• Controllo completo sui dati e sull’infrastruttura;
• Personalizzazione profonda in base alle specifiche esigenze aziendali;
• Ideale per aziende con requisiti di sicurezza stringenti.

Uno dei principali vantaggi è la possibilità di creare una soluzione completamente su misura. 

Tuttavia, questa libertà ha un costo: l’implementazione richiede un investimento iniziale significativo, sia per l’acquisto dell’hardware che per il software, oltre a risorse dedicate alla manutenzione continua. 

Questo modello è ideale per le aziende con un’infrastruttura IT robusta e un team tecnico interno in grado di supportare il sistema.

ERP cloud

Gli ERP cloud, o sistemi ERP basati su cloud, sono l’ultima frontiera delle soluzioni ERP che utilizzano l’architettura cloud computing per distribuire, gestire e utilizzare il software. Questo approccio offre una serie di benefici rispetto agli ERP tradizionali basati su server locali.

Ecco alcuni vantaggi chiave degli ERP cloud:

• Accessibilità da qualsiasi luogo: gli ERP cloud consentono agli utenti di accedere al sistema da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, consentendo una maggiore flessibilità e mobilità per i dipendenti che lavorano in remoto o in movimento:
• Aggiornamenti automatici: con gli ERP cloud, gli aggiornamenti del software vengono gestiti automaticamente dal fornitore del servizio cloud, eliminando la necessità per l’azienda di gestire manualmente gli aggiornamenti e le patch del software ogni 5-10 anni;
• Costi ridotti: gli ERP cloud spesso richiedono meno investimenti iniziali rispetto alle implementazioni on-premise, ma anche aggiornamenti più economici; 
• Scalabilità: le soluzioni ERP cloud possono essere facilmente scalate per adattarsi alle esigenze aziendali in crescita, consentendo alle aziende di aggiungere o rimuovere utenti e funzionalità in modo flessibile;
• Integrazione di nuove tecnologie: permettono di accedere più facilmente alle tecnologie di ultima generazione per migliorare la user experience. 

Ovviamente, per nessuna azienda è facile passare da una soluzione on-premise al cloud, ma iniziare a valutarne i vantaggi permette di affiancare il proprio sistema attuale fino a sostituirlo per uno attualmente più vantaggioso. 

È possibile infatti iniziare integrando il proprio software con delle funzionalità cloud, per sfruttarne il potenziale negli ambiti più sensibili. 

ERP Ibrido (Cloud + On-Premise)

L’ERP ibrido rappresenta una combinazione dei due modelli precedenti, offrendo il meglio di entrambi i mondi. 

Questo tipo di distribuzione consente alle aziende di mantenere alcune applicazioni o dati critici in locale, mentre altre funzioni sono gestite nel cloud. Ad esempio, un’azienda potrebbe preferire mantenere il controllo locale sui dati sensibili, affidando al cloud la gestione di moduli meno critici, come la contabilità.

Vediamo brevemente i suoi vantaggi:

• Flessibilità nell’utilizzo di risorse locali e cloud;
• Possibilità di bilanciare sicurezza e accessibilità;
• Ideale per aziende che vogliono adottare gradualmente il cloud senza abbandonare completamente l’on-premise.

L’approccio ibrido è particolarmente utile per le aziende che vogliono evitare una migrazione completa in un’unica fase. Tuttavia, la gestione di due ambienti distinti può risultare complessa e richiedere competenze tecniche specifiche per integrare senza problemi le due soluzioni.

ERP SaaS (Software as a Service)

Il modello SaaS è una variante del cloud ERP, progettata per offrire una soluzione standardizzata e pronta all’uso. 

Le aziende che adottano un ERP SaaS possono implementare rapidamente il sistema e iniziare a utilizzarlo senza dover effettuare modifiche significative. Questo approccio è particolarmente vantaggioso per le piccole e medie imprese (PMI) che cercano una soluzione economica e facile da gestire.

Un ERP SaaS elimina molte delle complessità tecniche associate all’implementazione di un software: il fornitore si occupa di tutti gli aggiornamenti, garantendo che il sistema sia sempre allineato alle ultime innovazioni. Tuttavia, la standardizzazione può rappresentare un limite per le aziende con esigenze complesse o processi altamente personalizzati.

ERP Open Source

Un ERP open source si distingue per la sua flessibilità: il codice sorgente è accessibile e modificabile, consentendo alle aziende di personalizzare il sistema in base alle proprie necessità. 

Questo modello è ideale per le organizzazioni con team IT competenti, in grado di sfruttare la libertà offerta da un software open source per creare una soluzione su misura.Dal punto di vista dei costi, un ERP open source può sembrare conveniente, poiché non prevede licenze a pagamento. Tuttavia, la gestione di un sistema open source richiede risorse significative in termini di tempo e competenze. Inoltre, l’assistenza tecnica può essere limitata, affidandosi spesso a comunità di sviluppatori piuttosto che a fornitori ufficiali.

Sistemi Gestionali ERP e marketing

Si potrebbe pensare che i sistemi ERP non siano utili dal punto di vista del marketing, in quanto legati più ad una gestione amministrativa delle attività dell’impresa.

In realtà, utilizzare i sistemi ERP anche per la pianificazione di attività di marketing potrà essere molto importante per ogni tipo di azienda.

In particolare, i sistemi ERP di ultima generazione offrono una vasta gamma di funzionalità che possono aiutare le aziende a gestire e analizzare meglio i dati dei clienti, migliorare la segmentazione dei clienti e creare campagne di marketing mirate e personalizzate. Ad esempio, i dati dei clienti possono essere raccolti e analizzati attraverso l’ERP per identificare i comportamenti dei clienti, le preferenze e le esigenze specifiche.

Queste informazioni possono essere utilizzate per creare campagne di marketing mirate e personalizzate attraverso strumenti di marketing automation integrati nell’ERP. Inoltre, l’ERP può anche gestire la pianificazione e la gestione delle campagne di marketing, il che permette una maggiore efficienza e riduzione di errori.

Un altro esempio è la possibilità di inviare materiale di tipo promozionale in modo automatizzato a tutti coloro che abbiano richiesto di iscriversi alla newsletter, oppure l’opportunità proprio di gestire i contatti con potenziali clienti sempre in modo preciso grazie al programma ERP.

Chi si occupa del marketing all’interno dell’azienda avrà la possibilità di valutare se le campagne hanno avuto successo dal punto di vista delle vendite, adeguando le successive funzioni e le attività future dal punto di vista promozionale.

Infine, l’ERP può essere utilizzato per coordinare le attività di marketing con altre funzioni aziendali, come la produzione e la logistica, per garantire una maggiore coerenza e una migliore soddisfazione del cliente.

Le altre funzioni dei sistemi ERP aziendali

Oltre alle funzionalità legate al marketing, i sistemi ERO sono molto utili sotto molteplici punti di vista. 

Tra le altre funzioni che offre un gestionale ERP troviamo: 

• Gestione della catena di approvvigionamento: l’ERP consente di gestire l’intero processo di approvvigionamento, dal monitoraggio delle richieste di acquisto, alla pianificazione delle consegne, all’elaborazione degli ordini e alla gestione delle scorte in modo preciso e senza ritardi;
• Gestione della produzione: gestisce la pianificazione, il monitoraggio e il controllo della produzione, dalla creazione delle richieste di produzione alla gestione del magazzino delle materie prime e dei prodotti finiti, suggerendo quando acquistare e quando andare in produzione;
• Finanza e contabilità: gestisce la contabilità generale, le attività bancarie, la fatturazione, i resoconti, le attività di tesoreria e la pianificazione finanziaria;
• Gestione delle risorse umane: gestisce le attività del personale tra cui le assunzioni, le performance, la formazione, la pianificazione delle risorse umane e la gestione della retribuzione;
• Gestione del magazzino: gestisce il magazzino, comprese le scorte, l’ottimizzazione del magazzino e la gestione delle spedizioni;
• Analisi dei dati: consente di analizzare i dati aziendali attraverso una dashboard interattiva per fornire informazioni utili per la pianificazione strategica e il miglioramento delle prestazioni aziendali;
• Gestione delle relazioni con i clienti: migliora le relazioni con i clienti, attraverso la gestione delle anagrafiche e delle attività di vendita.

Altre funzionalità specifiche dipendono dalle esigenze dell’azienda e quindi dalle soluzioni di software ERP che l’azienda sceglie di utilizzare.

I vantaggi dei sistemi ERP

Un ERP aziendale offre molti benefici a qualsiasi imprenditore decida di integrarlo all’interno della sua attività. 

Vediamo quali sono i principali vantaggi degli ERP che anche tu puoi trarre: 

• Automazione dei processi: possibilità di automatizzare tutti quei processi che non chiedono necessariamente l’intervento umano e di portarli a termine in modo preciso; 
• Utilizzo più semplice: gestire la parte informatica aziendale diventa molto più semplice per tutti i dipendenti perché devono imparare il funzionamento di un solo programma; 
• Riduzione delle tempistiche per la gestione aziendale: automatizzando le azioni ripetitive e ottenendo sempre dei dati in tempo reale, tutte le attività possono essere svolte più velocemente e le opportunità colte appena si presentano; 
• Riduzione delle possibilità di errore legate a dimenticanze e ritardi: le tecnologie di ultima generazione possono gestire l’inserimento dati in modo molto più efficace rispetto all’uomo, questo non solo permette di risparmiare tempo, ma anche di limitare l’errore; 
• Controllo finanziario ed economico ottimale per la propria azienda: l’aspetto burocratico è uno dei più spinosi per i business, un ERP può gestire informazioni e scadenze in moto ottimale; 
• Possibilità di utilizzare i software per realizzare campagne di marketing: il marketing può essere automatizzato per renderlo più personalizzato e fidelizzare la clientela; 
• Report sempre a disposizione: gli ERP attuali permettono di ottenere in qualsiasi momento il report sull’andamento dell’azienda per prendere decisioni strategiche consapevoli; 
• Possibilità di personalizzazione: un sistema ERP può essere personalizzato in base alle esigenze specifiche di un’azienda; 
• Integrazione con software di terze parti: può essere integrato con altri sistemi già presenti in azienda per far dialogare tutti i reparti. 

Quindi, i sistemi ERP diventano un elemento imprescindibile per tutti coloro che vogliano gestire al meglio la propria azienda, che vogliano avere tutto sotto controllo e che abbiano l’intenzione di raggiungere risultati tangibili. 

Il futuro dell’ERP

Qual è il futuro dell’ERP? Quali sono le tendenze e le sfide che lo caratterizzeranno nei prossimi anni? 

Vediamone alcune:

• Cloud computing: l’ERP si sposta sempre più verso il cloud, per tutti i motivi che abbiamo descritto poco fa, oltre che per ridurre i costi; 
• Intelligenza Artificiale: l’ERP si arricchisce di funzionalità basate sull’Intelligenza Artificiale (AI), che consentirà di automatizzare e migliorare i processi decisionali, di prevedere scenari futuri, di personalizzare i servizi e di fornire assistenza in tempo reale, inoltre l’AI può anche integrarsi con altre tecnologie emergenti, come l’internet delle cose (IoT), la realtà aumentata (AR) e la blockchain;
• ERP mobile: ormai non è una novità che la maggior parte dei software si trovi anche sottoforma di applicazione per un utilizzo da mobile, e così è anche per l’ERP;
• ERP collaborativo: sarà sempre più facile integrare altre piattaforme, passare e condividere dati da una all’altra per non interrompere mai il flusso di lavoro; 
• Due livelli: ERP a due livelli sarà sempre più diffuso, soprattutto per le grandi aziende che devono gestire a un livello il quartier generale e un altro livello le filiali; 
• User experience: l’obiettivo è quello di rendere l’ERP più accessibile e user-friendly, anche per gli utenti non esperti o occasionali, in tutti i settori, per questo, si punta su interfacce grafiche moderne, su funzioni di ricerca e navigazione intelligenti, su chatbot e assistenti vocali, su feedback e suggerimenti personalizzati.

L’Intelligenza Artificiale è il jolly che rappresenta non solamente una tendenza odierna, ma anche la chiave affinché i sistemi ERP continuino a evolversi in futuro, accompagnando l’uomo nel proprio lavoro. 

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