Smart working: come lavorare bene ed efficacemente da casa

Dai traduttori agli insegnanti, dagli assistenti virtuali agli sviluppatori di app, sempre più professioni richiedono persone che lavorano da remoto, spesso da casa. È un trend che è iniziato, soprattutto all’estero, già da qualche anno e che da marzo 2020 si sta imponendo anche in Italia. Nel nostro paese, pubbliche amministrazioni e aziende si sono dovute adattare allo smart working, un elemento ormai in grado di facilitare l’innovazione nelle imprese. È uno di quegli aspetti – non l’unico, ovviamente − che rientrano nel processo di digital transformation che le aziende dovranno inevitabilmente affrontare.

Lo smart working è una sfida, ma non mancano le incognite.

Lavorare da casa è probabilmente un sogno per molte persone, che riguarda sia dipendenti di aziende, sia liberi professionisti. Un sogno che può realizzarsi, ma che passa attraverso una serie di insidie e la consapevolezza di dover adottare specifiche abitudini e routine per lavorare da casa efficacemente e con successo.

Tutti coloro che lavorano da remoto devono scoprire quando e dove lavorare e come creare confini tra lavoro e vita personale. Per i dipendenti in smart working cambiano poi le relazioni con i colleghi, per i liberi professionisti le relazioni con i clienti.

Lavorare da remoto significa affrontare questi e altri problemi.

Ecco allora alcuni suggerimenti per uno smart working migliore e più produttivo.

Un programma di lavoro regolare

All’inizio, si è spesso tentati di concedersi una flessibilità totale su quando iniziare a lavorare, fare pause e chiudere la giornata lavorativa. La flessibilità viene scambiata per libertà e il risultato inevitabile è la mancata soddisfazione personale, ma anche di colleghi e clienti.

Stabilire orari regolari rende responsabili nei confronti di sé stessi e dell’azienda per cui si lavora, o dei clienti, nel caso dei liberi professionisti. Non solo. È meno gravoso portare a termine il lavoro e diventa più facile per colleghi e clienti mettersi in contatto con te. Insomma, il concetto di smart working è distante da quello di anarchia e, con la giusta programmazione, diventa più facile conquistarsi la libertà.

Confini netti

Per chi lavora da casa, è più probabile che la vita privata, domestica e professionale si confondano. Chi si reca in ufficio, per otto ore lascia casa, famiglia, amicizie ed entra in un ambiente in cui c’è solo il lavoro, o quasi. Lavorando da casa, occorre impegnarsi per stabilire confini precisi in modo che la sfera privata e quella lavorativa restino due mondi distinti. Il rischio, altrimenti, è di essere poco produttivi, ma anche di avere la sensazione di essere sempre al lavoro e di non avere più un posto in cui sentirsi davvero a casa.

Occorre stabilire dei confini, per continuare a sentirsi liberi.

È importante, ad esempio, crearsi un ufficio in casa o, se non si ha una stanza da dedicarvi, definire una postazione di lavoro. Questo spazio deve essere separato dal resto della vita domestica e così il tempo per famiglia e amicizie: come in passato non potevano chiamarti in ufficio, è importante che rispettino adesso il tuo orario di lavoro da casa. E, quando l’orario di lavoro è finito, stacca pure e vivi pienamente il tuo tempo libero.

Pause

Una delle numerose tentazioni, quando si è a casa, è di lavorare continuamente e a pieno regime, per dimostrare così a sé stessi e alla propria azienda che si è produttivi pure in smart working. Anche se l’intento è nobile, il risultato potrebbe rivelarsi disastroso. 

Il nostro cervello è come un muscolo: dopo un po’ di lavoro, ha bisogno di riposarsi. 

Ci sono diversi studi che dimostrano che la produttività quotidiana aumenta se, nel corso della giornata, si prendono delle pause. Dopo circa cinquanta minuti di lavoro, la concentrazione inizia a calare e quindi è importante fare una pausa di almeno quindici minuti. Che cosa fare durante la pausa? Uscire fuori, fare due passi, leggere un libro, una rivista, guardare il paesaggio, parlare con qualcuno: scegli tu quello che preferisci, basta allontanarsi da computer, smartphone e altri dispositivi digitali.

Le connessioni

Il sogno iniziale è quello di lavorare da casa, ma alla fine si finisce per odiarla. Questo può succedere se non si tracciano confini netti, se non si programma la giornata e non ci si prendono le giuste pause, ma anche quando ci si isola. Se si lavora per lungo tempo in smart working e la propria professione non prevede contatti o il confronto con altre persone, occorre un ulteriore sforzo per rimanere connessi al proprio ambiente professionale.

Per i dipendenti che lavorano in smart working, diventa importante comunicare con i colleghi. Mantieni i contatti via e-mail, di persona, oppure con chiamate vocali o video call. Se sei libero professionista, sii attivo su social media come LinkedIn e, se hai collaboratori, non perdere occasioni di confrontarti con loro.

La professione

Si può restare produttivi, felici e in contatto con il proprio mondo professionale se si è scelto un lavoro che ci fa stare bene. Per coloro che sono in cerca di un lavoro da fare da casa, è importante riuscire a scavare dentro sé stessi, trovare le giuste motivazioni e scoprire la professione che può rendere felici.

Chi ama la nostra lingua e i contesti multiculturali, può scegliere ad esempio di insegnare l’italiano online a studenti internazionali. Quella italiana è una delle lingue più studiate al mondo e su siti come Preply sono numerosi gli studenti che, da ogni angolo del globo, cercano insegnanti di italiano online madrelingua. È una professione ideale per evitare la sensazione di isolamento, un modo per connettersi con altre persone in un contesto internazionale, insegnare ma anche imparare dei propri studenti.

È importante seguire le proprie attitudini e i propri sogni. 

Ad esempio, chi ama sviluppare applicazioni può diventare un developer freelance, mentre chi ha una profonda passione per la scrittura può puntare alle professioni legate al copywriting, senza rinunciare al sogno di diventare scrittore.

Formazione

Quando non sei in ufficio con i tuoi colleghi, potresti perderti i corsi di formazione e sviluppo delle competenze tenuti in azienda. Assicurati di non lasciarti sfuggire opportunità formative utili per il tuo sviluppo professionale e di carriera, sia che si tratti di corsi in presenza, che di lezioni erogate tramite soluzioni e-learning.

Un discorso simile vale per i liberi professionisti che lavorano da casa. Per restare competitivi sul mercato e non perdere nuove opportunità o clienti già nel proprio portafoglio, i corsi di formazione sono una priorità che non va mai dimenticata. Sono fondamentali per rimanere aggiornati, e utili per sviluppare nuove abilità e competenze per fornire servizi innovativi, più avanzati e conquistare nuovi clienti.

Pensiero positivo

Quando si lavora da casa è difficile pensare positivamente e riconoscere a sé stessi i traguardi raggiunti. Gli elementi che ci ostacolano sono tanti: la sensazione di non aver fatto abbastanza, il non aver stabilito confini netti con la vita privata, i lavori domestici che dobbiamo ancora terminare, ecc.

Perché non concentrarsi sulle cose che abbiamo fatto?

Una delle raccomandazioni che ci sentiamo dire più spesso è di iniziare la giornata con una to do list. È un ottimo consiglio. Altrettanto buono sarebbe finire la giornata con una lista delle cose che abbiamo fatto, in modo da concentrarsi sui risultati conseguiti, piuttosto che su quanto dobbiamo ancora fare. È un modo per riconoscersi i piccoli successi quotidiani, essere soddisfatti e iniziare con maggiore carica la giornata successiva.