Software gestionale aziendale: cos’è e quale acquistare

Gestire i contatti di tutti i clienti, conoscere lo storico degli acquisti, organizzare gli ordini. In una moderna azienda ci sono numerose e complesse attività da svolgere e tutte devono essere portate a termine con la massima professionalità possibile. 

Dimenticarsi o sbagliare un’informazione significa perdere del fatturato e nessun imprenditore vuole che questo accada. 

Ecco quindi che la tecnologia corre in aiuto dell’uomo: per ottimizzare e semplificare la gestione di un’azienda è stato creato il software gestionale. 

I gestionali possono essere molto diversi tra loro. Le aziende possono sfruttare e riadattare quelli già esistenti in commercio oppure possono chiedere a uno sviluppatore di creare un software gestionale personalizzato in base alle peculiarità del business. 

Questi software hanno rappresentato la svolta per le aziende. In questo modo possono raccogliere tutti i dati in un unico luogo e possono addirittura automatizzare molte operazioni. Scopriamo insieme cos’è un software gestionale, perché dovresti crearne uno per la tua azienda e a chi rivolgerti per farlo. 

Cos’è un software gestionale

Il software gestionale è un programma, più o meno complesso, che aiuta le aziende a gestire al meglio settori come il marketing, le vendite, la produzione, la clientela e così via. Gli strumenti inclusi all’interno di un gestionale consentono di organizzare al meglio le informazioni, renderle reperibili a tutti coloro che ne abbiano l’autorizzazione e di automatizzare alcune operazioni. 

Oggi le aziende, grandi o piccole che siano, gestiscono una mole di dati e di lavoro che sarebbe impensabile organizzare a mano senza commettere errori o sviste. Inoltre, sarebbe un peccato avere tanti dati a disposizione e non sfruttarli per mancanza di organizzazione. 

Il gestionale aiuta quindi a velocizzare il lavoro e aumentare la produttività, per far sì che l’azienda lavori sempre al massimo del suo potenziale. 

A chi serve un software gestionale

Un software gestionale può essere utile a una vasta gamma di utenti.

Tra i principali spiccano:

• Aziende: per gestire le loro attività quotidiane, inclusi processi come contabilità, gestione delle risorse umane, inventario, fatturazione, e così via;
• Imprenditori: per monitorare le finanze aziendali, analizzare le prestazioni dei dipendenti e gestire le operazioni aziendali in generale;
• Professionisti: come avvocati, medici, architetti, che necessitano di tenere traccia delle ore lavorate, dei progetti in corso e della fatturazione dei clienti;
• Organizzazioni non profit: per gestire donazioni, membri, eventi e risorse finanziarie;
• E-commerce: per tenere traccia delle vendite, dell’inventario e delle forniture;
• Scuole e istituti educativi: per gestire le iscrizioni degli studenti, le fatture, il personale e i programmi accademici;
• Enti governativi: per la gestione delle risorse, la contabilità pubblica e altre attività amministrative.

Possiamo dire che qualsiasi organizzazione che abbia bisogno di organizzare, gestire e monitorare le proprie attività può trarre vantaggio dall’uso di un software gestionale.

Le funzioni di un software gestionale

Le operazioni che permette di compiere un software gestionale aziendale sono le più disparate. Molto dipende dalla tipologia di programma, dalla sua complessità e dalle caratteristiche dell’azienda. 

Ad ogni modo, alcune funzioni sono comuni a tutti i gestionali: 

• Gestione dei contatti di clienti e fornitori: è possibile creare delle schede con tutte le informazioni anagrafiche sui clienti e i fornitori, nonché lo storico con l’azienda, in questo modo è possibile ottimizzare e pianificare le comunicazioni; 
• Organizzazione della produzione: alcuni programmi permettono di gestire al meglio gli ordini e inviare direttamente le richieste al reparto produzione; 
• Comunicazione tra tutti i reparti: il gestionale permette ai reparti di marketing, vendite e servizio clienti di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento in modo rapido e semplice; 
• Calendario delle scadenze: è possibile impostare degli avvisi per non perdere nemmeno una scadenza e impostare delle automazioni in determinate scadenze; 
• Gestione del magazzino: è molto più semplice tenere sotto controllo i prodotti presenti in magazzino e sapere esattamente cosa c’è a disposizione e cosa manca; 
• Monitoraggio della burocrazia: certi gestionali permettono di gestire anche tutto l’aspetto burocratico aziendale per evitare di perdere documenti e informazioni. 

Insomma, sono davvero tante le cose che possono fare simili programmi. Ciascuno però ha una peculiarità, vediamo insieme quali sono le principali tipologie di software gestionale che puoi trovare sul mercato. 

Tipi di software gestionali esistenti

Ora che sai cosa sono i software gestionali, devi conoscere i diversi tipi per poter trovare quello più adatto alle tue esigenze. Abbiamo infatti detto che non sono tutti uguali. Alcuni sono stati pensati con delle caratteristiche del tutto particolari per soddisfare determinate esigenze. Ecco cosa puoi trovare. 

Software gestionale aziendale 

È il programma più basico per aziende che permette a tutti i reparti di comunicare e di essere più produttivi. Permette di gestire tutto il ciclo produttivo, dagli ordini fatti ai clienti, alla gestione del magazzino, fino all’aspetto contabile. 

Aziende di tutte le dimensioni dovrebbero munirsi di un software del genere. Possono salvare tutti i dati e le richieste dei clienti in un unico luogo senza il rischio di non perdere nulla. D’altronde, oggi le richieste arrivano direttamente in azienda, dal web, dai social media. È necessario che vengano salvate su un unico programma. 

Dopodiché, in base alla disponibilità di prodotti in magazzino possono essere soddisfatte tutte le richieste della clientela. 

Infine, permette di monitorare i pagamenti, le entrate e le uscite e tutta la documentazione relativa ad acquisti e vendite. 

Sistema EPR

Una volta ciascun reparto aveva il proprio gestionale interno. Il marketing aveva il suo, le vendite idem, il magazzino anche e così via. Il problema era quindi che ciascun reparto aziendale lavorava in modo autonomo e isolato. 

Così è stato fino a quando non è stato creato l’EPR, Enterprise Resource Planning. Come dice il nome, l’obiettivo di questa tipologia di software gestionale è quello di pianificare le risorse dell’impresa. 

In poche parole, è un software che integra tutti i processi aziendali. I diversi gestionali di una volta sono stati raggruppati nell’EPR, all’interno del quale si trovano ora produzione, magazzino, vendite, assistenza, contabilità, ecc. 

In questo modo tutti gli attori dell’azienda possono comunicare in modo veloce, conciso e diretto. L’idea è proprio quella di dare fluidità a tutto il processo. 

Software gestionale SAP

Non possiamo non citare uno dei gestionali più famosi al mondo. SAP è una soluzione pensata per facilitare il flusso dei dati e di informazioni. I dati di ogni attività aziendale vengono infatti salvati tutti al suo interno. 

Quindi molte delle attività aziendali possono essere portate a termine sfruttando informazioni che provengono da un’unica fonte. Ovviamente un software del genere permette di svolgere delle azioni molto complesse in modo più semplice e agevole. 

Grazie a SAP l’azienda può creare un flusso di lavoro e migliorare l’efficienza nella produzione, con un conseguente aumento di fatturato. È anch’esso un sistema EPR modulare e integrato, che consente di gestire tutte le aree aziendali. Anche se accedere ai dati non è così semplice per i dipendenti, a meno che non vengano formati. 

Software gestionale per i liberi professionisti

Molto spesso si parla di gestionali in ambito aziendale. In realtà, anche i liberi professionisti che lavorano in uno studio, come un avvocato o un commercialista, possono aver bisogno di un programma simile. D’altronde, le informazioni sui clienti e sul business sono tante e necessitano di essere archiviate in modo sicuro e pratico. 

In questo caso può trattarsi di un software più semplice, che permette di salvare i dati anagrafici dei clienti e di tenere traccia delle singole attività svolte con ciascuno di loro. È un modo per i professionisti di avere sempre tutto sotto controllo e di poterlo gestire ovunque si trovino. 

Può inoltre capitare che un professionista abbia più studi o sedi da gestire. In questo caso può tenere sotto controllo l’attività svolta e le informazioni immesse nel sistema da ciascuno studio sono reperibili da tutti. 

Gestionali per alberghi e ristoranti

Non esistono soltanto i gestionali pensati per supportare marketing, vendite, servizio clienti, contabilità o produzione. Per dimostrarti che tutti hanno bisogno di un gestionale, sarai stupito di sapere che esistono programmi pensati anche per realtà come gli alberghi e i ristoranti. 

Strutture di questo genere hanno bisogno di gestire un’immensa mole di dati sui propri clienti, nonché di avere sempre uno storico a disposizione e la possibilità di salvare le preferenze di ogni singola persona. 

Ecco quindi che esistono programmi che permettono di organizzare camere o tavoli, prenotazioni, listini, scorte e molto altro ancora. Avrai notato che sempre più spesso i camerieri prendono le ordinazioni con i tablet. Tutte queste informazioni finiscono dritte dentro al gestionale. 

Software gestionali per i negozi

I negozi hanno un altro tipo di problema, che è quello della gestione del magazzino. Pensa a negozi con migliaia di prodotti, che devono gestire alla perfezione scontistiche e promozioni e che magari hanno anche un e-commerce. Senza contare la questione dei resi. Insomma, un bel po’ di attività da organizzare!

Gli shop più piccoli possono tentare di farlo anche a mano, ma nel momento in cui cresceranno avranno bisogno di un sistema che li aiuti ad avere sempre la situazione ben chiara. Niente è più fastidioso di un e-commerce non aggiornato sul numero di prodotti, le giacenze o poco chiaro sulla scontistica. 

Inoltre, un software gestionale per il magazzino permette di controllare in ogni momento i prodotti a disposizione e quelli che vanno riforniti. Molto spesso questa tipologia di programma è open source per potersi adattare alle esigenze del singolo business. 

Perché scegliere un software gestionale

I vantaggi che derivano dall’ausilio di un software gestionale sono davvero tanti. In generale, migliorano la vita aziendale perché: 

• È un sistema unificato: finalmente tutti i dati e le informazioni derivanti da fonti diverse vengono unificati all’interno di un’unica sede, che permette di controllarli e svolgere una serie di azioni; 
• Migliora la produttività: automatizzando compiti ripetitivi e riducendo la necessità di lavoro manuale, i software gestionali consentono ai dipendenti di concentrarsi su compiti di maggior valore aggiunto, aumentando così la produttività complessiva dell’organizzazione;
• I dati sono precisi: se vengono salvati nel modo corretto e centralizzato la prima volta, si riduce notevolmente il rischio di errore evitando la perdita di energie, tempo e soprattutto denaro; 
• Miglior controllo finanziario: i software gestionali includono spesso funzionalità di contabilità e controllo finanziario che consentono alle aziende di monitorare da vicino le entrate, le spese e altri indicatori finanziari;
• Velocizza il lavoro: chiunque abbia accesso ai dati può lavorare molto più velocemente e in modo efficiente, incrementando la produttività di tutta l’azienda; 
• Accesso da remoto: al gestionale si può accedere da un’altra sede o da casa quando si lavora in smart working, possibile grazie all’avvento del cloud; 
• Servizio clienti avanzato: possono includere moduli per la gestione dei clienti (CRM), che consentono alle aziende di tenere traccia delle interazioni con i clienti, gestire le relazioni e offrire un servizio clienti più personalizzato e tempestivo;
• Restituisce report: i gestionali permettono di analizzare regolarmente i dati e restituiscono dei report sull’andamento di una singola attività o dell’azienda in generale. 

In conclusione, i tempi vengono ridotti e il lavoro ottimizzato. Svolgerlo costa meno ma permette di avere maggiore profitto. 

Quanto costa un software gestionale

Non esiste una risposta universale alla domanda: quanto costa un software aziendale? 

Il prezzo per un programma di questo genere dipende molto dalla tipologia di software e dalle funzionalità di cui l’azienda ha bisogno. Abbiamo visto che i programmi possono essere anche molto diversi tra loro ed essere più o meno complessi. 

Inoltre, il costo varia se richiedi lo sviluppo di un software personalizzato. 

Molte aziende hanno delle esigenze specifiche che non vengono soddisfatte dai programmi che si trovano già sul mercato. Per questo chiedono agli sviluppatori di realizzare una soluzione personalizzata. 

Per ottenere avere un’idea del costo esatto è necessario inviare allo sviluppatore una richiesta di informazioni dettagliata, con l’indicazione del budget disponibile. In questo modo sarà possibile trovare la soluzione giusta. 

Software gestionale personalizzato: affidati a Nextre

Se stai cercando un professionista che sviluppi per te un software personalizzato, Nextre è la soluzione adatta a te. 

Il nostro team di professionisti ha le competenze e l’esperienza necessarie per creare qualunque tipologia di software. Devi solamente dirci quali sono le tue esigenze, qual è il budget che hai stanziato per questo investimento e noi ti forniremo la migliore soluzione possibile. 

Perché utilizzare un programma che hanno tutti quando ne puoi creare uno tutto tuo?

Compila il form che trovi in fondo a questa pagina, raccontaci della tua azienda e di quali obiettivi vuoi raggiungere con il gestionale. Troveremo la tipologia giusta per te e il tuo business!