Digitalizzare: Significato e perché è importante per il tuo business [2024]

Digitalizzare è diventato un termine chiave per molte aziende, grandi e piccole, che cercano di rimanere competitive in un mondo sempre più tecnologico. 

Ma cosa significa realmente “digitalizzare“? 

In sostanza, si tratta di trasformare processi, documenti e operazioni tradizionali in formati digitali per renderli più accessibili, efficienti e sicuri. 

Lo sappiamo, la digitalizzazione potrebbe spaventarti o potresti guardarla con scetticismo. 

Tuttavia, oggi la digitalizzazione delle imprese non è solo un’opzione per essere all’avanguardia, ma la via attuale per chi vuole mantenere la propria produttività e offrire un’esperienza cliente fluida e personalizzata. 

Attraverso la digitalizzazione, le aziende possono ridurre costi, ottimizzare il flusso di lavoro e prendere decisioni basate su dati concreti. 

D’altronde, cambiano i tempi e cambiano anche gli strumenti del lavoro. 

Ma non preoccuparti, in questo articolo esploreremo insieme i vari aspetti della digitalizzazione e perché è fondamentale per la crescita e il successo del tuo business nel 2024. Sia che tu abbia una piccola impresa o una grande organizzazione, capire l’importanza di questa trasformazione ti aiuterà a rimanere al passo con i tempi. 

Cosa significa digitalizzare?

La digitalizzazione è il processo di conversione di informazioni, documenti, processi e attività da formati fisici o analogici a formati digitali. Questo può includere la trasformazione di documenti cartacei in file elettronici, l’automatizzazione di processi aziendali o l’implementazione di tecnologie digitali per migliorare l’efficienza e la comunicazione all’interno di un’azienda.

In poche parole, la digitalizzazione consente di sostituire i metodi tradizionali con strumenti digitali che rendono i dati più facilmente accessibili, modificabili e condivisibili. Questo processo è essenziale per migliorare la produttività, ridurre i costi, aumentare la velocità di risposta e offrire una migliore esperienza ai clienti. 

Inoltre, la digitalizzazione supporta decisioni basate su dati e analisi, permettendo alle aziende di essere più competitive e preparate a rispondere ai cambiamenti del mercato. In questo momento storico non puoi più permetterti di ignorare tutti gli input che arrivano alla tua impresa ogni giorno, devi al contrario sfruttarli al meglio. 

I vantaggi della digitalizzazione per le imprese

Digitalizzare le imprese offre numerosi vantaggi, poiché aiuta a rispondere rapidamente alle sfide del mercato odierno. 

Ecco alcuni dei principali benefici:

1. Efficienza operativa migliorata: la digitalizzazione automatizza processi manuali e ripetitivi, riducendo errori umani e risparmiando tempo, ciò permette al personale di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto;
2. Riduzione dei costi: eliminando la necessità di documenti cartacei e ottimizzando i flussi di lavoro, le aziende possono ridurre notevolmente i costi operativi, di gestione, di archiviazione e trasporto; 
3. Accesso e gestione dei dati: i dati digitalizzati sono facilmente accessibili e consultabili in tempo reale da qualsiasi luogo;
4. Migliore esperienza cliente: la digitalizzazione permette di offrire ai clienti un servizio più rapido, personalizzato e disponibile su più canali;
5. Decisioni basate su dati: la digitalizzazione rende disponibili dati accurati e aggiornati, che possono essere utilizzati per analisi e previsioni;
6. Sostenibilità e riduzione dell’impatto ambientale: riducendo l’uso di carta e di risorse fisiche, la digitalizzazione contribuisce a ridurre l’impatto ambientale, favorendo la sostenibilità e migliorando la reputazione aziendale in termini di responsabilità sociale.

La digitalizzazione non è solo per le imprese più innovative, è per tutte le imprese che vogliono continuare a operare in un mercato sempre più digitale e interconnesso di quello a cui eravamo tutti abituati nei decenni scorsi. 

Le competenze della digitalizzazione

Per avviare un processo di digitalizzazione efficace, le aziende necessitano di specifiche competenze e conoscenze che permettano di utilizzare al meglio le tecnologie digitali. 

Ecco alcune delle competenze più importanti:

• Competenze tecniche: è essenziale avere una buona conoscenza dei software e delle piattaforme digitali, inclusi strumenti di gestione dei documenti, sistemi di cloud computing, e soluzioni di automazione;
• Analisi dei dati: capacità di raccogliere, analizzare e interpretare i dati, con competenze di data analysis per identificare tendenze e insights;
• Gestione dei progetti digitali: competenze di project management, incluse la pianificazione, l’organizzazione e la gestione dei rischi, aiutano a garantire che i progetti di digitalizzazione siano completati nei tempi e nei budget previsti;
• Conoscenza della cybersecurity: poiché la digitalizzazione aumenta l’uso di dati online, è fondamentale avere competenze in sicurezza informatica per proteggere l’azienda da attacchi e minacce;
• Change management: la digitalizzazione porta cambiamenti significativi nel modo in cui l’azienda opera, quindi è importante saper gestire il cambiamento, affrontando eventuali resistenze da parte del personale e facilitando una transizione fluida;
• Mentalità orientata all’innovazione: è necessario essere aperti a nuove idee e alla sperimentazione;
• Conoscenza dei processi aziendali: capire a fondo i processi aziendali permette di identificare le aree in cui la digitalizzazione può avere un impatto maggiore. 

Tali competenze possono essere acquisite assumendo personale già formato o, ancora meglio, formando il proprio personale già assunto.

Le tecnologie per digitalizzare le imprese

La digitalizzazione delle imprese si avvale di numerose tecnologie che possono migliorare l’efficienza, la comunicazione e la sicurezza all’interno dell’azienda. 

Vediamo le tecnologie imprescindibili per digitalizzare con successo:

• Cloud Computing: consente di archiviare e gestire dati e applicazioni su server remoti, permettendo l’accesso da qualsiasi dispositivo connesso a Internet;
• Document Management System (DMS): permette di archiviare, organizzare e recuperare documenti in formato digitale, eliminando la necessità di archivi cartacei;
• Automazione dei processi (RPA): automatizza le attività ripetitive e di routine, come l’elaborazione dei dati, la gestione delle email e la compilazione di report;
• Intelligenza Artificiale (IA) e Machine Learning: consentono di analizzare grandi quantità di dati per identificare tendenze, fare previsioni e prendere decisioni basate su dati concreti;
• Strumenti di collaborazione e comunicazione digitale: piattaforme come Microsoft Teams, Slack e Zoom facilitano la comunicazione tra team, sia all’interno dell’azienda che con collaboratori esterni;
• Sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): integrano i vari processi aziendali (come contabilità, produzione, vendite e risorse umane) in un unico sistema centralizzato;
• E-commerce e strumenti digitali per le vendite: per le aziende che vendono prodotti, piattaforme di e-commerce e strumenti digitali per le vendite sono fondamentali per raggiungere i clienti online;
• Cybersecurity: tecnologie come firewall, VPN, crittografia dei dati e sistemi di autenticazione a più fattori;
• Big Data e Analytics: strumenti come Google Analytics o Power BI forniscono insight preziosi;
• Internet of Things (IoT): collega dispositivi fisici a Internet, permettendo loro di raccogliere e condividere dati. 

Se vuoi digitalizzare la tua impresa step by step, ti basterà introdurre a poco a poco queste tecnologie. 

L’impatto dell’IA

L’introduzione dell’Intelligenza Artificiale nelle imprese sta trasformando radicalmente il modo in cui vengono svolte molte attività, offrendo nuove opportunità ma anche sfide. Per le aziende, l’IA rappresenta la possibilità di automatizzare processi complessi, migliorare l’analisi dei dati e creare soluzioni personalizzate per i clienti. Questo porta a una maggiore efficienza e a decisioni più informate, basate su dati concreti. 

Tuttavia, per i lavoratori, l’IA può comportare cambiamenti significativi nel ruolo professionale: alcune mansioni vengono automatizzate, mentre emergono nuove competenze richieste. Adattarsi a questa trasformazione significa, per molti, investire nella formazione continua per rimanere rilevanti in un mercato del lavoro in evoluzione. 

Cosa significa digitalizzare i documenti e quali sono i vantaggi?

Digitalizzare i documenti significa convertire documenti fisici, come fogli di carta, in formato digitale. 

È un processo che avviene attraverso la scansione e l’archiviazione elettronica, consentendo di trasformare documenti cartacei in file digitali, spesso in formato PDF o immagini, che possono essere facilmente archiviati, consultati e condivisi su computer o altri dispositivi elettronici.

La digitalizzazione dei documenti comporta diversi vantaggi, tra cui:

• Maggiore accessibilità: i documenti digitalizzati possono essere consultati e recuperati rapidamente da qualsiasi luogo, favorendo il lavoro da remoto e la collaborazione tra team;
• Riduzione dei costi: si riduce il bisogno di spazio fisico per archiviare i documenti cartacei e i costi associati alla gestione di archivi fisici;
• Migliore organizzazione e sicurezza: i documenti digitali sono più facili da organizzare e possono essere protetti con password e altre misure di sicurezza, riducendo il rischio di perdita o danneggiamento rispetto ai documenti cartacei.

Inoltre, grazie alla digitalizzazione, è possibile automatizzare alcuni processi di gestione documentale e cercare facilmente informazioni nei file, velocizzando notevolmente il lavoro.

Come digitalizzare un documento

Digitalizzare un documento non è poi un processo così complicato, tuttavia ci sono alcune accortezze che ti permettono di ottenere un ottimo lavoro. 

Ecco alcuni consigli utili per digitalizzare documenti in modo efficace:

1. Scegliere lo strumento giusto: un buon scanner è ideale per digitalizzare documenti, soprattutto se si tratta di volumi elevati, in alternativa esistono anche molte app di scansione gratuite o a pagamento per smartphone o stampanti multifunzione;
2. Impostare la qualità della scansione: per documenti di testo, una risoluzione di 300 DPI è generalmente sufficiente, mentre per immagini o grafici si può optare per una risoluzione maggiore (600 DPI o superiore) per ottenere più dettagli;
3. Usare il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): consente di estrarre il testo da un’immagine e renderlo modificabile;
4. Organizzare i file digitalizzati: nominare i file in modo chiaro per trovare facilmente i documenti in futuro, creando cartelle e sottocartelle;
5. Sicurezza e backup: protezione con password e backup regolari anche su cloud.

Seguendo questi consigli, puoi digitalizzare i tuoi documenti in modo organizzato e sicuro, riducendo la necessità di archivi fisici e migliorando la tua efficienza.

Tieni sempre d’occhio le agevolazioni per digitalizzare le imprese

Per supportare le imprese nel processo di digitalizzazione molte nazioni, inclusa l’Italia, offrono agevolazioni e incentivi economici. Questi contributi sono pensati per aiutare le aziende a investire in tecnologie avanzate, migliorare l’efficienza e rimanere competitive nel mercato digitale.

Il Piano Transizione 4.0, e il successivo Piano Transizione 5.0, promosso dal Ministero dello Sviluppo Economico, offre un insieme di incentivi mirati a sostenere la trasformazione digitale delle imprese italiane. Tra i principali incentivi, ci sono il credito d’imposta per la formazione 4.0, per la ricerca e sviluppo, e per la digitalizzazione. Questo piano incentiva anche l’adozione di tecnologie come l’Internet of Things (IoT), l’intelligenza artificiale e la robotica.

Molte Camere di Commercio italiane offrono voucher per sostenere le PMI nell’acquisto di servizi di consulenza e formazione per la digitalizzazione. Questi voucher coprono spesso una percentuale dei costi, rendendo più accessibili corsi di formazione, l’adozione di software gestionali, e altri strumenti digitali.

Da tenere d’occhio sono anche i fondi europei e i bandi regionali. Questi bandi spesso prevedono contributi a fondo perduto, coprendo una parte delle spese sostenute per investimenti in tecnologie digitali, consulenze o formazione specifica per il personale.

Sei pronto a digitalizzare la tua impresa?

Investire in tecnologie digitali, migliorare l’efficienza operativa e formare il personale sono passi fondamentali per trasformare il proprio business e proiettarlo verso il futuro. 

Grazie alle numerose agevolazioni e agli incentivi disponibili, oggi è più facile e vantaggioso intraprendere questo percorso. 

Se desideri digitalizzare al meglio la tua azienda e trarre il massimo dai tuoi investimenti, rivolgiti a Nextre Srl compilando il form: il nostro team di esperti ti guiderà attraverso le soluzioni più adatte alle tue esigenze, supportandoti a ogni passo del tuo percorso verso l’innovazione digitale.