Alfresco: cos’è e perché sceglierlo nel 2024
La gestione efficace dei contenuti e delle informazioni aziendali è diventata una necessità fondamentale per le organizzazioni di ogni dimensione.
Con l’esplosione dei dati e la crescente necessità di accesso e collaborazione in tempo reale, le aziende sono alla ricerca di soluzioni che possano aiutarle a navigare in questo mare di informazioni.
Qui entra in gioco Alfresco, un sistema di Enterprise Content Management (ECM) basato su tecnologia open source, che promette di rivoluzionare il modo in cui le aziende gestiscono, archiviano e accedono ai loro dati.
Ma cos’è esattamente Alfresco e perché dovresti considerare di adottarlo nella tua organizzazione oggi?
Scopriamolo insieme in questo articolo.
Cos’è Alfresco?
Alfresco è un ECM, Entrerpise Content Management, ossia un software che contiene al suo interno strategie per la gestione ottimale di documenti e informazioni.
Si tratta di una piattaforma aperta, costruita sulla base di una tecnologia open source Java. Per Alfresco, essere una piattaforma aperta implica un impegno verso standard sempre più alti e una trasparenza del prodotto.
Architettonicamente, il software Alfresco è suddiviso in 3 livelli: dati, servizio e presentazione.
I tre livelli di Alfresco
Come si struttura l’organizzazione di base di Alfresco?
- Il livello dati è costituito da un database SQL e da un’archiviazione di file;
- La parte più importante di Alfresco è il livello di servizio che detiene tutte le funzionalità ECM;
- Offre un livello di presentazione chiamato “Condividi”, ossia un’interfaccia utente web per la gestione dei documenti e la collaborazione. Insieme allo Share, sono previste anche delle integrazioni alle interfacce utente di terze parti come MS Office, Google Drive e applicazioni di posta elettronica.
Cosa dimostra questa struttura?
La robustezza e la scalabilità di Alfresco.
I servizi di Alfresco
Prima di tutto, Alfresco mette a disposizione una gamma di metadati di default, a cui solitamente si aggiunge un modello di metadati personalizzati. Le funzionalità che si basano sui metadati permettono di presentare documenti nel contesto business che si rivelano particolarmente utili per la gestione di pratiche.
Inoltre, su qualsiasi tipologia di documento, non sono previste restrizioni in base al tipo di file.
Oltre a questo, esistono tantissimi altri servizi che rendono Alfresco una delle migliori piattaforme ECM.
Gestione e archiviazione dei contenuti ottimizzate
Uno degli obiettivi di Alfresco è proprio quello di combattere la dispersione dei documenti aziendali perciò massimizza il valore dei contenuti andando a integrarli nei processi aziendali di base.
I documenti vengono archiviati digitalmente affinché siano sempre individuabili e reperibili da parte della persona giusta.
Ricerca e indicizzazione dei documenti
Alfresco consente di trovare velocemente qualsiasi contenuto anche tra centinaia o migliaia di file aziendali.
Ha implementato filtri di ricerca, suggerimenti e si avvale persino dell’Intelligenza Artificiale per velocizzare un processo che richiederebbe all’uomo tempistiche molto più ampie.
Accesso e collaborazione da qualsiasi luogo
Attraverso i Workflow, Alfresco permette la collaborazione ai documenti da parte di più utenti, sia interni che esterni all’azienda. Questo meccanismo semplifica notevolmente anche le fasi di revisione e di approvazione dei contenuti.
Gli utenti possono accedere ai file sia attraverso il browser web sia attraverso applicazioni mobili, potendo anche salvare i documenti offline.
Registrazione, regole e permessi
Alfresco dà la possibilità di registrare qualsiasi azione nel sistema. L’auditing è configurabile per ogni elemento o azione.
Le regole rendono facile usare una logica personalizzata per qualsiasi cartella o documento nel sistema.
Infine, i permessi controllano ciò che un utente può fare. Le autorizzazioni possono essere impostate per un utente o un gruppo di utenti su cartelle o singoli documenti.
Con Alfresco è davvero facile collaborare e gestire i contenuti, da parte di chiunque.
Fornisce un’interfaccia web pulita, molto adatta per la collaborazione e la gestione dei documenti. Non devi per forza essere un esperto per poter utilizzare il sistema.
È anche importante sottolineare che Alfresco non pone alcuna restrizione sul browser client o sul sistema operativo. Fornisce integrazioni con MS Office, Google Drive e varie email-client.
Per questo Alfresco è capace di soddisfare le aspettative degli utenti.
Per i dipendenti diventerà un’area di lavoro naturale.
Alfresco funziona sia in locale che in cloud e rende quindi semplice una migrazione in qualsiasi direzione.
Alfresco Community Edition vs. Enterprise
Alfresco offre due versioni principali del suo software di gestione documentale: la Community Edition e l’Enterprise Edition. La Community Edition è una soluzione open source gratuita, ideale per sviluppatori e appassionati tecnici che desiderano sperimentare le ultime funzionalità di Alfresco in ambienti non critici. Questa versione è robusta e conforme agli standard, con un’interfaccia intuitiva che facilita la condivisione di documenti e la collaborazione. Offre anche la possibilità di integrarsi con applicazioni popolari come Microsoft Office o Google Documenti e supporta l’installazione di estensioni fornite dalla community. Tuttavia, non include assistenza professionale, che può essere un fattore decisivo per le aziende che richiedono un supporto affidabile e garantito.
D’altra parte, l’Enterprise Edition è una ECM che offre funzionalità avanzate per le organizzazioni che necessitano di soluzioni di alto livello. Tra le principali caratteristiche, si annoverano il supporto per database e sistemi di archiviazione enterprise come Oracle, SQL Server, Centera, AWS S3 e Glacier, e per server di applicazioni enterprise come WebLogic e WebSphere. Questa edizione permette anche l’integrazione con applicazioni proprietarie e offre funzionalità di clustering.
In termini di sicurezza, l’Enterprise Edition fornisce la crittografia dei contenuti all’interno del repository e delle proprietà e sottosistemi, assicurando così la protezione dei dati sensibili.
L’Enterprise Edition si distingue anche per gli strumenti amministrativi avanzati, come il Transformation Server per l’offloading delle trasformazioni dal repository principale, e il supporto per la sincronizzazione desktop ad alte prestazioni. Inoltre, offre politiche di storage personalizzabili per definire classi di archiviazione.
Per le aziende che richiedono una soluzione ECM pronta per la produzione e su scala enterprise, l’Enterprise Edition è la scelta consigliata, mentre la Community Edition può essere adatta per ambienti di sviluppo, test o per organizzazioni con capacità tecniche interne per autogestire la piattaforma.
Perché scegliere Alfresco
Alfresco offre una serie di vantaggi significativi. In primo luogo, la sua architettura open-source garantisce una flessibilità e una personalizzazione senza pari, consentendo alle aziende di adattare il sistema alle proprie esigenze specifiche. Inoltre, la sua interfaccia intuitiva e user-friendly facilita l’adozione da parte dei team, riducendo la curva di apprendimento.
Alfresco promuove anche una gestione dei documenti strutturata e organizzata, ottimizzando l’accessibilità e la ricerca di informazioni cruciali. Grazie alle sue robuste funzionalità di collaborazione, consente ai membri del team di lavorare in modo sinergico su documenti condivisi, migliorando l’efficienza e la produttività.
Infine, Alfresco è notevolmente scalabile, in grado di supportare sia piccole imprese che grandi organizzazioni con volumi di dati significativi, garantendo una solida gestione documentale anche in contesti complessi.
Conclusioni
Alfresco è fondamentale per organizzare i contenuti di qualsiasi azienda con necessità di acquisire, controllare e gestire i propri contenuti.
Se desideri ricevere un preventivo ti basterà compilare il form presente sulla pagina.
Il team di esperti di Nextre Srl ti risponderà al più presto.
