Digitalizzazione dei documenti: come e perché farla nel 2024

La digitalizzazione dei documenti non è più un’opzione per le aziende e i professionisti nel 2024: è una necessità. 

In un mondo sempre più competitivo e orientato all’efficienza, affidarsi a sistemi cartacei significa restare indietro, perdere tempo prezioso e aumentare i costi operativi. 

Ma non si tratta solo di semplificare l’archiviazione. Digitalizzare vuol dire accelerare i processi, migliorare la sicurezza dei dati, ridurre gli errori e soprattutto garantire una maggiore sostenibilità. 

Perché farlo proprio adesso? Oggi hai a disposizione strumenti più avanzati, accessibili e sicuri rispetto al passato. 

Le tecnologie di gestione documentale sono progettate per integrarsi facilmente con le tue attività quotidiane, eliminando il rischio di smarrire informazioni cruciali o di rallentare operazioni amministrative a causa di pratiche obsolete. 

Inoltre, una documentazione digitale è facilmente consultabile, ovunque ti trovi, e consente di ottimizzare il flusso di lavoro, rispondendo più velocemente alle esigenze dei clienti e del mercato.

Il 2024 è l’anno in cui puoi sfruttare le nuove e grandi opportunità offerte dalla digitalizzazione non solo per snellire i tuoi processi, ma anche per ridurre l’impatto ambientale della tua attività. Meno carta significa meno rifiuti, meno costi di stoccaggio e una gestione più responsabile delle risorse. 

Non lasciare che la tua azienda resti ancorata al passato. È il momento di evolvere e di scegliere la strada della digitalizzazione per restare competitivo, efficiente e sostenibile.

Cosa significa digitalizzazione dei documenti?

La digitalizzazione dei documenti si riferisce al processo di trasformare documenti fisici, come fogli di carta, fatture o contratti, in un formato digitale. 

Questo avviene attraverso l’acquisizione di immagini o testi, rendendo i documenti disponibili in formato elettronico, accessibili da computer, tablet o smartphone. 

L’obiettivo principale è semplificare la gestione dei dati, consentendo un accesso più rapido e organizzato alle informazioni, riducendo la dipendenza dalla carta e ottimizzando l’efficienza operativa.

Potresti però aver sentito parlare anche di dematerializzazione dei documenti. Sono la stessa cosa? 

La dematerializzazione, d’altro canto, è un concetto più ampio che include la digitalizzazione ma va oltre. Non si tratta solo di trasformare i documenti cartacei in file digitali, ma di ridurre o eliminare completamente la produzione di documenti fisici fin dall’inizio. 

In un processo dematerializzato, la documentazione viene creata, gestita e archiviata esclusivamente in formato digitale, senza la necessità di una copia cartacea. Questo approccio non solo facilita la conservazione e l’accesso ai dati, ma contribuisce anche a una significativa riduzione dell’impatto ambientale legato alla produzione e allo smaltimento della carta.

Quindi, mentre la digitalizzazione è la fase iniziale in cui i documenti esistenti vengono trasformati in digitale, la dematerializzazione rappresenta un passo ulteriore verso una completa gestione digitale, evitando l’uso del cartaceo. 

In entrambi i casi, i vantaggi sono evidenti e li vedremo a breve nel dettaglio. Tuttavia, per sfruttare al meglio queste tecnologie, è importante comprendere le soluzioni più efficaci per il proprio contesto lavorativo.

Come funziona la digitalizzazione dei documenti?

Ora che abbiamo capito cos’è la digitalizzazione dei documenti cartacei, dobbiamo capire come funziona per poterla implementare nella propria quotidianità. 

1. Acquisizione del documento: il primo passo consiste nel convertire il documento fisico in un formato digitale, generalmente tramite uno scanner o una fotocamera ad alta risoluzione. Questa fase crea una copia elettronica dell’originale, che può essere in formato immagine (come JPEG o TIFF) o in formato PDF;
2. Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR): per rendere il documento digitalizzato più utile, è possibile applicare la tecnologia di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR). L’OCR analizza l’immagine del documento e trasforma il testo presente in un formato modificabile e ricercabile. In questo modo, il documento non è solo una “fotocopia digitale” ma diventa un file editabile, il cui contenuto può essere indicizzato, ricercato e modificato;
3. Archiviazione e organizzazione: una volta digitalizzato e processato con l’OCR, il documento viene archiviato in un sistema di gestione documentale (DMS) o in un archivio digitale. I file possono essere organizzati per categorie, date, parole chiave o qualsiasi altro criterio utile. Questa archiviazione permette un accesso rapido e centralizzato ai documenti, evitando la ricerca fisica di cartelle o file cartacei;
4. Sicurezza e accesso: la digitalizzazione offre anche l’opportunità di migliorare la sicurezza dei documenti. I file possono essere protetti da password, cifrati e condivisi solo con utenti autorizzati. Inoltre, possono essere impostati permessi di accesso differenziati, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare i documenti.

Grazie a questo processo, la digitalizzazione non solo semplifica la gestione dei documenti, ma offre anche un modo più efficiente e sicuro di lavorare, riducendo drasticamente i rischi associati alla gestione fisica dei documenti.

Quali tipologie di documenti possono essere digitalizzate?

La digitalizzazione dei documenti può riguardare una vasta gamma di documenti. Vediamo alcuni esempi principali:

• Documenti amministrativi e fiscali: i documenti come fatture, ricevute, estratti conto, bilanci e dichiarazioni fiscali sono tra i più comuni da digitalizzare. La loro digitalizzazione semplifica la gestione contabile, rendendo facile la consultazione e l’archiviazione, oltre a garantire la conformità con le normative fiscali in tema di conservazione digitale;
• Contratti e accordi legali: i contratti di lavoro, di fornitura o di collaborazione possono essere digitalizzati per essere conservati e consultati in formato elettronico, riducendo la necessità di archivi cartacei voluminosi e migliorando la sicurezza grazie a copie digitali protette. Anche i documenti notarili possono essere digitalizzati, a patto che le copie digitali siano conformi alle leggi in vigore in tema di validità legale;
• Documenti di progetto: per professionisti come architetti, ingegneri o progettisti, disegni tecnici, piani di progetto e relazioni possono essere digitalizzati per facilitarne la condivisione e la modifica. La digitalizzazione consente di conservare revisioni e modifiche, migliorando la collaborazione tra i team;
• Documentazione medica: referti, cartelle cliniche, prescrizioni e altri documenti sanitari possono essere digitalizzati per rendere più efficiente la gestione del paziente e garantire una maggiore protezione dei dati, rispettando al contempo le normative in materia di privacy e sicurezza;
• Documenti interni aziendali: manuali, politiche aziendali, documenti di formazione e report interni possono essere digitalizzati per semplificare l’accesso ai dipendenti e mantenere una gestione centralizzata delle informazioni;
• Documenti personali: anche i documenti personali come certificati di nascita, diplomi e documenti di identità possono essere digitalizzati, garantendo che siano sempre disponibili e facili da recuperare in caso di necessità.

In generale, la digitalizzazione è adatta praticamente a qualsiasi documento che richiede archiviazione.

I vantaggi della digitalizzazione dei documenti

La digitalizzazione dei documenti offre numerosi vantaggi per imprenditori e liberi professionisti, contribuendo a migliorare l’efficienza operativa, la sicurezza e la sostenibilità. 

Ecco i principali benefici:

1. Efficienza operativa: la digitalizzazione consente un accesso rapido ai documenti, eliminando i tempi necessari per cercare e recuperare file cartacei. Con i documenti digitali, è possibile eseguire ricerche per parole chiave, categorie o date, rendendo il processo di gestione molto più veloce. Questo migliora notevolmente la produttività, soprattutto in contesti dove la documentazione è fondamentale, come la contabilità o la gestione dei progetti;
2. Riduzione dei costi: il passaggio ai documenti digitali riduce i costi legati alla stampa, all’archiviazione fisica e alla manutenzione di spazi dedicati alla conservazione della carta. Inoltre, si evitano i costi connessi a eventuali smarrimenti di documenti e alla necessità di ristamparli o duplicarli. La digitalizzazione consente inoltre una maggiore velocità nella gestione amministrativa, con un risparmio di risorse umane;
3. Migliore sicurezza: i documenti digitali possono essere protetti da password, crittografia e backup regolari, offrendo un livello di sicurezza superiore rispetto ai documenti fisici. La possibilità di impostare permessi di accesso garantisce che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare determinati file. Inoltre, in caso di disastri fisici come incendi o allagamenti, i documenti digitali restano al sicuro grazie ai backup;
4. Sostenibilità: digitalizzare i documenti contribuisce a ridurre l’uso di carta, il consumo di inchiostro e i costi energetici legati alla stampa e all’archiviazione fisica. Questo riduce l’impatto ambientale dell’azienda e migliora anche l’immagine aziendale;
5. Accesso remoto: con i documenti digitalizzati, è possibile accedere ai file da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, favorendo il lavoro in smart working e la collaborazione a distanza.

Questi vantaggi rendono la digitalizzazione un passo strategico per qualsiasi attività che voglia ottimizzare le proprie operazioni.

Uno sguardo alla normativa sulla privacy

La normativa, in particolare il “Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati” (GDPR) e “La privacy dalla parte dell’impresa” realizzato dal garante per la protezione dei dati personali, impone una serie di obblighi a chi tratta dati personali, anche attraverso la digitalizzazione.

Perché la privacy è importante nella digitalizzazione?

• Dati personali: molti documenti contengono dati personali (nome, cognome, codice fiscale, ecc.) che devono essere trattati nel rispetto della privacy;
• Sicurezza: la digitalizzazione espone i dati a potenziali rischi di violazione, quindi è fondamentale adottare misure di sicurezza adeguate;
• Trasparenza: le persone hanno il diritto di sapere come vengono utilizzati i loro dati e devono essere informate in modo chiaro e trasparente.

I principali obblighi imposti dalla normativa:

• Consenso: il trattamento dei dati personali deve avvenire sulla base di un consenso esplicito, libero e informato dell’interessato, salvo che esistano altre basi giuridiche legittime;
• Finalità: il trattamento dei dati deve essere limitato a finalità specifiche, determinate e legittime, e i dati non possono essere trattati in modo incompatibile con tali finalità;
• Minimizzazione dei dati: è necessario raccogliere e trattare solo i dati strettamente necessari rispetto alle finalità perseguite;
• Accuratezza: i dati devono essere precisi e aggiornati;
• Integrità e riservatezza: i dati devono essere trattati in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza, proteggendoli da trattamenti non autorizzati o illeciti, da perdita, distruzione o danneggiamento accidentali;
• Diritti degli interessati: gli interessati hanno il diritto di accedere ai propri dati, di rettificarli, cancellarli, opporsi al trattamento, limitarlo e di ottenere la portabilità dei dati.

Tra le misure di sicurezza da adottare troviamo la crittografia, l’accesso controllato solo a persone autorizzate, backup regolari, firewall e antivirus e formazione del personale. È importante condurre regolarmente valutazioni del rischio per identificare e mitigare le minacce.

Conclusione

La digitalizzazione non è solo un passo verso il futuro, ma una pratica quotidiana adottata già da migliaia di aziende. 

Implementare correttamente un sistema di digitalizzazione richiede strumenti adeguati e una gestione strategica che assicuri che tutti i documenti siano facilmente accessibili, sicuri e conformi alle normative. Affidarsi a un partner esperto può fare la differenza per ottenere risultati ottimali e sfruttare al massimo i vantaggi di una gestione documentale digitale.

Se vuoi iniziare questo percorso e hai bisogno di una soluzione su misura per la tua azienda o attività, affidati a Nextre Srl. Grazie alla nostra esperienza, possiamo offrirti gli strumenti e il supporto necessari per digitalizzare i tuoi documenti in modo sicuro, efficiente e conforme alle normative. Non lasciare che la tua azienda resti indietro: contattaci oggi stesso compilando il modulo per scoprire come possiamo aiutarti a trasformare la tua gestione documentale e portare la tua attività al livello successivo.