Lavagna Kanban: cos’è, come si usa, esempi
La lavagna Kanban è uno strumento utilizzato da molti team per il miglioramento continuo nei loro processi lavorativi.
Un esempio fisico di una lavagna Kanban consiste solitamente in post-it dai diversi colori sistemati in più colonne su una lavagna o su finestre.
Un esempio virtuale Kanban d’altra parte è la traduzione dell’esempio fisico sul vostro schermo del computer – molto utile per i team dislocati in diverse aree geografiche.
Ma in primo luogo, che cosa è Kanban?
In breve, è un modo per i team e le aziende di visualizzare il loro lavoro, identificare ed eliminare le problematiche ed ottenere notevoli miglioramenti operativi in termini di produttività e qualità.
La lavagna Kanban è molto flessibile e al suo interno ha pochi principi.
- Visualizza il lavoro,
- limita la quantità dei lavori in corso,
- gestisce il flusso e migliora la qualità collaborativa.
La sua semplicità (sia in esecuzione che in comprensione) è il segreto del suo successo.
Cos’è Kanban e come si usa
Kanban è un metodo di visualizzazione del lavoro che mira a migliorare l’efficienza e la produttività. Il sistema Kanban viene utilizzato in diversi settori, dai produttori di autoveicoli ai team di sviluppo software, per organizzare il flusso di lavoro e gestire i progetti in modo efficace.
Il sistema Kanban si basa sulla creazione di una lavagna, che visualizza le attività da svolgere, quelle in corso e quelle già completate. Ogni attività è rappresentata da una card, che contiene informazioni come:
- la descrizione dell’attività,
- la data di scadenza,
- il responsabile dell’attività.
Il processo di lavorazione è suddiviso in fasi ben definite, ognuna delle quali viene rappresentata da una colonna sulla lavagna Kanban.
In questo modo, ogni membro del team può vedere sempre cosa deve fare e quale attività è prioritaria.
La metodologia Kanban è particolarmente adatta per i team di lavoro che desiderano aumentare l’efficienza senza compromettere la qualità del lavoro.
La storia di Kanban
La metodologia Kanban è stata originariamente sviluppata dalla Toyota Production System negli anni ’50, in Giappone. Taiichi Ohno, un ingegnere della Toyota, ha creato il sistema Kanban come metodo per ottimizzare la produzione e ridurre gli sprechi.
Il termine “Kanban” significa letteralmente “cartellino visivo” in giapponese. In origine, Kanban era utilizzato nella catena di produzione automobilistica per gestire i materiali e le parti necessarie alla produzione dei veicoli. Tuttavia, il metodo si è dimostrato così efficace che è stato adottato anche in altri settori.
Oggi, Kanban viene utilizzato non solo nella produzione automobilistica, ma anche nei team di sviluppo software, nell’assistenza sanitaria, nell’edilizia e in molti altri settori. La metodologia Kanban è diventata una delle tecniche più popolari per organizzare e migliorare il flusso di lavoro.
Il sistema Kanban funziona grazie alla visualizzazione del processo di lavorazione attraverso una lavagna, che mostra le attività da svolgere, quelle in corso e quelle già completate. Ogni attività è rappresentata da una card, che contiene informazioni come la descrizione dell’attività, la data di scadenza e il responsabile dell’attività.
Cos’è una lavagna Kanban
Una lavagna Kanban è uno strumento di visualizzazione del lavoro che consente ai team di monitorare il flusso di lavoro e identificare le attività più importanti da completare. La lavagna Kanban è composta da tre colonne principali, in genere chiamate “Da fare“, “In corso” e “Completato“.
La colonna “Da fare” elenca tutte le attività che devono essere svolte, mentre la colonna “In corso” contiene le attività che sono in fase di completamento. Infine, la colonna “Completato” elenca le attività che sono state terminate con successo.
La lavagna Kanban è un sistema altamente flessibile che può essere personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche del team di lavoro. Ad esempio, è possibile aggiungere colonne per rappresentare diverse fasi del processo di lavorazione. Inoltre, le card possono essere personalizzate per includere informazioni specifiche come la data di scadenza, il responsabile dell’attività e altre informazioni rilevanti.
La lavagna Kanban offre numerosi vantaggi rispetto ad altri sistemi di gestione del lavoro. In primo luogo, consente ai membri del team di avere una visione completa del flusso di lavoro e di sapere sempre cosa devono fare. In secondo luogo, la lavagna Kanban riduce gli errori e gli sprechi, poiché ogni attività viene attentamente monitorata e controllata.
Che cos’è un post-it sulla lavagna Kanban?
Un post-it sulla lavagna Kanban è una piccola nota adesiva che rappresenta una specifica attività all’interno del flusso di lavoro. Ogni post-it contiene informazioni importanti sull’attività, come la descrizione dell’attività, la data di scadenza e il responsabile dell’attività.
I post-it sono un elemento fondamentale della lavagna Kanban perché consentono ai membri del team di visualizzare facilmente lo stato delle attività e sapere sempre cosa deve essere fatto. Inoltre, i post-it possono essere facilmente spostati da una colonna all’altra, a seconda delle fasi del processo di lavorazione.
Ogni post-it sulla lavagna Kanban può anche contenere informazioni aggiuntive sullo stato dell’attività, come eventuali problemi o blocchi che impediscono la sua completa esecuzione. Questo consente ai membri del team di identificare rapidamente le attività che richiedono attenzione immediata e di risolvere eventuali problemi in modo tempestivo.
Inoltre, i post-it sulla lavagna Kanban possono essere utilizzati per tenere traccia delle attività non pianificate, come quelle richieste dai clienti o quelle relative a emergenze impreviste. Questo consente al team di gestire efficacemente gli imprevisti senza compromettere il flusso di lavoro ordinario.
In sintesi, i post-it sulla lavagna Kanban sono un elemento essenziale per organizzare il flusso di lavoro e aumentare l’efficienza del team di lavoro.
Grazie alle loro funzionalità di personalizzazione e flessibilità, i post-it sono uno strumento indispensabile per chiunque voglia controllare il flusso di lavoro e gestire i progetti in modo più efficace.
Perché funziona
Il sistema Kanban funziona perché consente ai membri del team di visualizzare facilmente il flusso di lavoro, promuovendo la collaborazione, la comunicazione e l’efficienza.
Grazie alla sua flessibilità e adattabilità, la metodologia Kanban è diventata uno strumento essenziale per qualsiasi team di lavoro che desideri gestire i progetti in modo più efficace e ottenere risultati migliori.
Cos’è una card Kanban
La card Kanban è un elemento essenziale della metodologia Kanban perché rappresenta l’unità fondamentale del flusso di lavoro. Grazie alla sua flessibilità e personalizzazione, la card Kanban offre un’ampia gamma di informazioni sulle attività e consente ai membri del team di gestire le attività in modo efficace, efficiente ed efficace.
La card Kanban è un elemento fondamentale della metodologia Kanban perché rappresenta l’unità fondamentale del flusso di lavoro. Ad esempio, ogni attività nel processo produttivo o nello sviluppo software può essere rappresentata da una card Kanban sulla lavagna.
Le card Kanban possono anche contenere informazioni aggiuntive sullo stato dell’attività, come eventuali problemi o blocchi che impediscono la sua completa esecuzione. Questo consente ai membri del team di identificare rapidamente le attività che richiedono attenzione immediata e di risolvere i problemi in modo tempestivo.
Inoltre, le card Kanban sono altamente personalizzabili per soddisfare le esigenze specifiche del team di lavoro. Ad esempio, è possibile aggiungere campi personalizzati, come il numero di serie del prodotto o il nome del cliente, per offrire maggiori dettagli sulle attività.
Grazie alla sua capacità di personalizzazione e alla versatilità, la card Kanban rimane uno strumento essenziale per qualsiasi team di lavoro che desidera organizzare il flusso di lavoro e gestire i progetti in modo più efficiente.
Limiti WIP su Kanban
Un altro elemento importante del sistema Kanban sono i limiti WIP (work-in-progress), che indicano il numero massimo di attività che possono essere in corso contemporaneamente.
I limiti WIP evitano che il team si sovraccarichi e assicurano che ogni attività venga completata rapidamente e con la massima efficienza.
I limiti WIP (work-in-progress) sono un aspetto cruciale della metodologia Kanban, che consentono di gestire e controllare il flusso di lavoro in modo efficiente perché stabiliscono il numero massimo di attività che possono essere eseguite contemporaneamente in ogni fase del processo di lavorazione, evitando così che il team si disperda in troppe attività contemporaneamente.
I limiti WIP sono fondamentali per garantire che il flusso di lavoro sia equilibrato e che ogni attività possa essere completata con la massima efficienza. Quando il numero massimo di attività in corso viene raggiunto, non è possibile avviare ulteriori attività fino a quando una delle attività in corso non viene completata.
Questo consente ai membri del team di concentrarsi sulle attività più importanti e di evitare di sovraccaricare la propria schedula di lavoro.
Inoltre, i limiti WIP nei sistemi Kanban riducono il tempo di attesa e migliorano la qualità del lavoro prodotto. Grazie alla limitazione del numero di attività in corso contemporaneamente, i membri del team possono concentrarsi su ciascuna attività e dedicare più tempo alla sua completa esecuzione, senza dover saltare continuamente da un’attività all’altra.
I limiti WIP consentono anche di identificare rapidamente eventuali problemi nel flusso di lavoro. Se il numero massimo di attività in corso è stato raggiunto ma il lavoro non progredisce adeguatamente, può essere necessario rivedere il processo di lavorazione o individuare eventuali blocchi o problemi che impediscono lo svolgimento delle attività in modo efficace.
Lavagna Kanban: è Lean o Agile?
La lavagna Kanban si trova in una posizione interessante all’intersezione tra il pensiero Lean e la metodologia Agile. Sebbene le sue origini siano radicate nel sistema di produzione Toyota, parte integrante della filosofia Lean, la sua versatilità l’ha resa uno strumento prezioso anche nel mondo Agile.
È importante comprendere che la lavagna Kanban non è esclusivamente Lean o Agile, ma piuttosto un potente strumento che incorpora principi di entrambi gli approcci. La sua flessibilità permette di adattarsi a diverse filosofie di gestione e contesti aziendali.
Dal punto di vista Lean, la lavagna Kanban incarna perfettamente il principio di visualizzazione del flusso di lavoro. Questo allineamento con il concetto di “valore visibile” è fondamentale per l’ottimizzazione continua dei processi, un pilastro del pensiero Lean.
D’altra parte, nel contesto Agile, la lavagna Kanban si è dimostrata estremamente efficace nel supportare la gestione iterativa e incrementale dei progetti. La sua capacità di mostrare chiaramente il work-in-progress (WIP) e di limitarlo si sposa perfettamente con i principi Agile di trasparenza, ispezione e adattamento.
È interessante confrontare la Kanban board con la Board Scrum, un altro strumento visivo ampiamente utilizzato nelle metodologie Agile. La Board Scrum, con le sue colonne fisse (To Do, In Progress, Done) e il focus sui sprint, offre una struttura più rigida ma ben definita per la gestione dei progetti. A differenza della lavagna Kanban, che permette un flusso continuo di lavoro, la Board Scrum si rinnova a ogni sprint, riflettendo il ciclo iterativo tipico di Scrum.
La bellezza della lavagna Kanban risiede nella sua semplicità e potenza. Che si stia cercando di implementare pratiche Lean per ottimizzare i processi produttivi o di adottare un approccio Agile per lo sviluppo di prodotti, questo strumento può essere adattato per soddisfare le esigenze specifiche dell’organizzazione.
I vantaggi della lavagna Kanban
La lavagna Kanban, con la sua semplicità ed efficacia, offre numerosi vantaggi che la rendono uno strumento prezioso per organizzazioni di ogni dimensione e settore:
- Visualizzazione immediata del flusso di lavoro: permette a tutti i membri del team di comprendere a colpo d’occhio lo stato attuale dei progetti;
- Identificazione rapida dei colli di bottiglia: è possibile individuare rapidamente le aree in cui si accumulano i task, consentendo interventi tempestivi;
- Miglioramento della comunicazione: funge da punto di riferimento comune per le discussioni di team;
- Gestione efficace del carico di lavoro: limitando il work-in-progress (WIP), la lavagna Kanban aiuta a prevenire il sovraccarico del team;
- Flessibilità e adattabilità: può essere facilmente adattata alle esigenze specifiche di ogni team o progetto;
- Promozione del miglioramento continuo: incoraggia il team a riflettere regolarmente sui propri processi;
- Aumento della produttività: concentrandosi sul completamento dei task in corso prima di iniziarne di nuovi, il Kanban aiuta a ridurre il multitasking;
- Facilitazione della pianificazione: aiuta nella previsione dei tempi di completamento dei progetti;
- Empowerment del team: promuove l’auto-organizzazione del team, dando ai membri la possibilità di gestire autonomamente il proprio lavoro;
- Riduzione degli sprechi: aiuta a identificare e eliminare attività che non aggiungono valore;
- Miglioramento della qualità: limitando il WIP e focalizzandosi sul completamento dei task, il team può dedicare maggiore attenzione alla qualità di ogni singolo elemento di lavoro;
- Facilitazione dell’onboarding: per i nuovi membri del team, la lavagna Kanban offre una panoramica immediata dei processi in corso.
La sua adozione, se ben implementata e supportata da una cultura organizzativa adeguata, può portare a significativi miglioramenti nelle performance del team e nell’efficacia complessiva dei processi aziendali.
Kanban: un esempio per capirlo meglio
Per comprendere meglio come funziona la metodologia Kanban, prendiamo ad esempio la sua applicazione nel processo produttivo.
In questo caso, la lavagna Kanban può rappresentare il processo di fabbricazione di un prodotto, mentre le card Kanban rappresentano le specifiche attività necessarie per completare il processo. Ad esempio, le card potrebbero includere attività come la progettazione del prodotto, l’acquisto dei materiali, la produzione delle componenti, l’assemblaggio del prodotto finale e la spedizione ai clienti.
I limiti WIP invece possono essere utilizzati per gestire il flusso di lavoro in modo efficiente. Ad esempio, se il limite WIP per la fase di assemblaggio è di quattro attività, non possono essere avviate ulteriori attività di assemblaggio fino a quando almeno una delle quattro attività in corso viene completata.
L’utilizzo della lavagna Kanban consente ai membri del team di visualizzare facilmente il flusso di lavoro e di sapere sempre cosa deve essere fatto. Inoltre, l’applicazione dei limiti WIP contribuisce a garantire che ogni attività possa essere eseguita con la massima efficienza, evitando sovraccarichi di lavoro o rallentamenti nel processo produttivo.
La metodologia Kanban offre numerosi vantaggi anche nel settore dello sviluppo software. In questo caso, la lavagna Kanban rappresenta il ciclo di vita del software, mentre le card Kanban rappresentano le specifiche attività di sviluppo del software. I limiti WIP possono essere utilizzati per gestire i processi di test e controllo della qualità, garantendo che ogni fase venga completata prima di passare alla successiva.
Conclusione
La metodologia Kanban è uno strumento utile per organizzare, monitorare e migliorare il flusso di lavoro. Utilizzando una lavagna Kanban e le card, puoi visualizzare facilmente lo stato delle attività in corso, ridurre gli sprechi e aumentare l’efficienza del tuo team di lavoro.
Impostando i limiti WIP, puoi mantenere sotto controllo il flusso di lavoro e assicurarti che ogni attività venga completata nella maniera più efficiente possibile. Adottare la metodologia Kanban può aiutarti a gestire meglio i tuoi progetti e a conseguire i tuoi obiettivi aziendali.
