STEP #7: Lo stand up meeting con Scrum: fai sentire la tua voce!

Lo stand up meeting con Scrum: eccoci allo #step7 della nostra Guida a Scrum: come implementarlo in 10 semplici passi.
Quasi in dirittura d’arrivo, cominciamo a vedere la luce alla fine del tunnel ;).

Oggi ci concentreremo su uno degli strumenti principe di Scrum così come di altri framework agile: lo stand up meeting.
Vi avevamo già parlato di cos’è uno stand-up meeting e come si organizza in generale e di quali vantaggi comporta lo stand up meeting nello sviluppo software.

A questo punto del vostro percorso nel grande mondo di Scrum siete già pienamente nel vivo dello Sprint e del lavoro operativo.
Come procedere nel quotidiano?

Lo stand up meeting con Scrum: come orga­nizzarlo

Prevedi giornalmente il tuo stand-up meeting.
L’intero team dev’essere presente, e non è una scelta opzionale: il fatto che l’intero gruppo di lavoro partecipi costantemente ed attivamente è un percorso davvero obbligato, e include davvero tutti i professionisti coinvolti sul progetto, dal Product Owner al tester o al rappresentante del cliente.
Il team sta in semi-cerchio proprio davanti alla lavagna kanban.
Ogni membro interviene a turno facendo un report sintetico della propria attività.
L’intervento deve durare davvero 1 o 2 minuti, in tutto e persino nei team più grandi lo stand up non deve portare via mediamente più di 20 minuti totali.

Fai sentire la tua voce: le 3 chiavi di ogni intervento

Dicevamo: il report dev’essere conciso e breve.
Per renderlo tale deve focalizzarsi su 3 precisi elementi:

– Cos’ha raggiunto rispetto all’ultimo meeting (del giorno precedente)
– Cos’ha intenzione di raggiungere entro il meeting successivo (giorno successivo)?
– Ci sono degli impedimenti ancora attivi per raggiungere i propri obiettivi?

Eventualmente può esserci un rapido scambio di domande/risposte: se dovessero sorgere domande o questioni che necessitano di maggiore approfondimento, questo dev’essere necessariamente posticipato ad un momento successivo allo stand up.
La priorità in questo preciso momento dev’essere infatti quella di permettere a ciascun membro di far sentire la propria voce, informare il team dello stato della propria attività e delle eventuali criticità nel tempo stabilito per lo standup.

Lo stand up non è un momento di analisi, è un momento di report oggettivo dello stato dell’arte del progetto.
È quel momento in cui ogni membro si prende di fatto la responsabilità del proprio lavoro e ne rende conto all’intero team.

A stand up concluso, i membri possono ritornare al lavoro operativo.
Coloro che hanno necessità di approfondire problematiche possono invece sfruttare questo momento per un confronto più approfondito.

Il ruolo dello Scrum Master: il facilitatore

In questo contesto lo Scrum master ha la responsabilità non di intervenire direttamente nello stand-up ma di facilitare e spianare le condizioni materiali ed organizzative perché esso abbia luogo, perché rimanga un momento focalizzato, costante e sempre “on topic”.
Deve inoltre rimuovere ogni eventuale impedimento: se ne dovesse emergere qualcuno proprio nel corso dello stand up, potrà essere segnalato all’interesse dello Scrum master sulla lavagna.

Non è detto che tutti gli eventuali impedimenti debbano essere risolti in prima persona dallo Scrum Master: egli può certamente delegare nell’operativo ma rimane de facto il responsabile finale delle operazioni, della loro risoluzione e modi idonei e in tempi ristretti allo scopo di consentire al team di rimanere focalizzati sull’attività operativa e sul flusso dei task dello Sprint in corso.

Dove orga­nizzare lo stand up meeting?

Non ha particolare importanza dove decidete di organizzare lo stand up, tutto ciò che dovete tenere presente è semplicemente che:

– il luogo dev’essere sempre lo stesso
– lo stand up deve avvenire sempre alla stessa ora
– deve prevedere la presenza della lavagna con il flusso del lavoro aggiornato

In breve: lo stand up è parte della routine, deve assolutamente diventarlo, quindi stesso-posto-stessa-ora-stesse-modalità.
Dev’essere accessibile e ad un’orario sostenibile per tutti in modo da facilitare la presenza di tutti.
Alcuni tema agile decidono di penalizzare eccessive assenze o ritardi: tipo chi arriva in ritardo paga 1 euro, e il team decide alla fine dello sprint come utilizzare quanto eventualmente raccolto ( si spera poco…;)).
Non è una regola, ma un’opzione che potete considerare e stabilire in seno al team, di certo non imporlo ex-machina.
Diciamo che dovrebbe essere il fatto stesso di prestabilire insieme il dove e il quando a risolvere il 90% dello spauracchio “assenze&ritardi” ;).

Step #1: Tieni in ordine il tuo Backlog di progetto
Step #2: Come fare la stima del tuo backlog di progetto
Step #3: Come pianificare lo Sprint – I requisiti
Step #4: Come pianificare lo Sprint – I task
Step #5: Come creare un ambiente di lavoro collaborativo
Step #6: Come implementare lo Sprint con Scrum

Step #8: Traccia i progressi con un diagramma quotidiano
Step #9: Consegna in tempo!
Step #10: Rivedi, rifletti, ripeti.