WMS (Warehouse management System): cos’è, vantaggi ed esempi

Vi siete mai chiesti come facciano le grandi aziende a gestire enormi quantità di merce nei loro magazzini? 

La risposta sta nel Warehouse Management System (WMS), un software che sta rivoluzionando il modo in cui le imprese organizzano, tracciano e spediscono i loro prodotti. 

Ma cosa esattamente rappresenta questo strumento?

Come può migliorare l’efficienza di un magazzino? 

E soprattutto, come scegliere il software di gestione del magazzino che fa al caso vostro? 

Scopriamolo insieme in questo articolo, analizzando le loro funzionalità principali, i vantaggi che offrono alle aziende di ogni settore e le tendenze emergenti che stanno plasmando il futuro di questa tecnologia essenziale. Vedremo come i WMS stiano trasformando radicalmente le operazioni di magazzino, consentendo alle imprese di superare sfide quotidiane e raggiungere livelli di efficienza e produttività mai visti prima.

Cos’è il Warehouse Management System

Un Warehouse Management System (WMS) è molto più di un semplice software. È il cuore pulsante di un magazzino, il pilota automatico che dirige le operazioni con precisione e senza sforzo. Questa soluzione tecnologica è progettata per ottimizzare l’intera catena logistica, rendendo le operazioni di magazzino più efficienti e fluide.

Ma come? Vediamo più da vicino le principali funzionalità di un WMS.

• Identificazione: Con un WMS, ogni articolo del magazzino viene identificato e catalogato. Il sistema può utilizzare codici a barre, RFID o altri sistemi di tracciamento per tenere traccia di dove si trova ogni prodotto, eliminando i rischi di perdita o smarrimento.
• Gestione scorte, giacenze e riordini: Un WMS fornisce una visione chiara e aggiornata in tempo reale delle scorte disponibili. Il sistema può anche generare automaticamente ordini di rifornimento quando le scorte scendono sotto un certo livello, garantendo che non si esauriscano mai le merci.
• Staff Management: Un WMS può anche aiutare nella gestione del personale. Il sistema può tracciare le prestazioni dei lavoratori, programmare i turni e persino aiutare nella formazione del personale.
• Rotazione e movimentazione: Con un WMS, la gestione della rotazione delle merci diventa un gioco da ragazzi. Il sistema può monitorare le date di scadenza, garantire la rotazione dei prodotti e prevenire il deterioramento delle merci.
• Picking: Il processo di picking, ovvero la raccolta degli articoli per un ordine, diventa molto più semplice e veloce con un WMS. Il sistema può guidare i lavoratori alla posizione esatta del prodotto, riducendo al minimo gli errori e accelerando il processo di preparazione dell’ordine.
• Inventario: Grazie al WMS, l’inventario diventa un processo automatizzato e non più un compito manuale e dispendioso in termini di tempo. Il sistema può condurre conteggi ciclici o inventari totali, fornendo report accurati e tempestivi.
• Allocazione: Il WMS può determinare il miglior posto per stoccare ogni articolo, in base a variabili come la dimensione, il peso, la domanda e la rotazione del prodotto. Questo aiuta a massimizzare lo spazio di magazzino e a migliorare l’efficienza del picking.
• Report e Warehouse Analytics: Il WMS può generare una varietà di report e analisi, fornendo insight preziosi sulle prestazioni del magazzino. Questi dati possono essere utilizzati per identificare i punti di forza, le aree di miglioramento e le tendenze del magazzino.

Capisci le potenzialità che hai a disposizione?

Un Warehouse Management System è un’infrastruttura completa che può rivoluzionare la gestione del tuo magazzino, rendendolo un ambiente di lavoro più efficiente, organizzato e produttivo.

Come funziona il Warehouse Management System

Capire come funziona un Warehouse Management System è il primo passo per sfruttare appieno le sue potenzialità. 

Un WMS è un intricato intreccio di tecnologie, dati e processi, tutti lavorano insieme per creare un magazzino efficiente, preciso e sempre in movimento.

A un livello di base, un WMS funziona raccogliendo una grande quantità di dati sulle operazioni del magazzino. Una volta raccolti, questi dati vengono analizzati e utilizzati per prendere decisioni in tempo reale sulle operazioni del magazzino.

Per esempio, consideriamo il processo di picking. 

Con un WMS, quando arriva un ordine, il sistema localizza immediatamente gli articoli necessari nel magazzino. 

Poi, in base alla posizione degli articoli, al loro peso e ad altre variabili, il WMS determina il percorso più efficiente per i dipendenti del magazzino da seguire per raccogliere gli articoli. 

In questo modo, il sistema è in grado di ridurre al minimo il tempo di esecuzione dell’ordine, aumentando l’efficienza e la soddisfazione del cliente.

Un altro esempio di come funziona un WMS è nella gestione delle scorte. Il sistema monitora continuamente i livelli di inventario in tempo reale. Quando un articolo si avvicina al punto di riordino, il WMS può generare automaticamente un ordine di acquisto, garantendo che il magazzino sia sempre ben fornito.

Non si tratta solo di automatizzare i processi, ma anche di ottimizzarli. 

Ecco perché il Warehouse Management System viene considerato come il cervello del tuo magazzino, coordinando, ottimizzando e automatizzando le operazioni per creare un ambiente di lavoro che è più efficiente, accurato e reattivo. 

Il risultato è un magazzino che può rispondere rapidamente alle esigenze del mercato. Ma vediamo ora come si comporta durante ciascuna funzione e quali operazioni permette di svolgere. 

Funzioni di entrata

Prima di tutto, un WMS gestisce diverse operazioni cruciali per le funzioni di entrata merci in un magazzino, ottimizzando l’intero processo e garantendo efficienza, precisione e controllo. 

Ricevimento merci: 

• Registra l’arrivo delle merci, acquisendo dati da bolle di consegna elettroniche (EDI) o manuali, includendo informazioni come ID collo, numero di pezzi, descrizione merce e fornitore;
• Avviene un confronto tra i dati ricevuti e l’ordine d’acquisto originale per identificare discrepanze in quantità, tipologia o stato della merce;
• Genera etichette identificative per colli, pallet o singoli articoli, con codici a barre o RFID, semplificando la tracciabilità e la gestione successiva.

Controllo qualità: 

• Supporta controlli qualità visivi o automatizzati per verificare l’integrità dei prodotti, la conformità agli standard e la presenza di danni o difetti;
• Eventuali prodotti non conformi vengono registrati e gestiti secondo procedure predefinite, come quarantena, reso al fornitore o rilavorazione;
• Può selezionare statisticamente campioni di merce per controlli qualitativi più approfonditi.

Stoccaggio e posizionamento:

• Suggerisce o assegna automaticamente la collocazione ottimale per la merce in magazzino, considerando criteri come SKU, caratteristiche del prodotto, frequenza di prelievo e strategie di stoccaggio;
• Gestisce digitalmente la mappa del magazzino, tenendo traccia di depositi, corridoi, scaffali e posizioni specifiche, ottimizzando i flussi di movimento;
• Può gestire il consolidamento di merci simili e il ricambio FIFO (First In, First Out) per una rotazione ottimale delle scorte.

Gestione dell’inventario: 

• Aggiorna in tempo reale le informazioni di magazzino, registrando quantità, ubicazioni e stato di ogni articolo, garantendo una visibilità precisa delle scorte;
• Consente di tracciare lo storico dei movimenti di ogni articolo, fornendo dettagli su ingressi, uscite, spostamenti e posizioni all’interno del magazzino;
• Può generare alert automatici per scorte sotto minino, scadenze vicine o anomalie nei livelli di inventario, supportando decisioni proattive di riordino.

Funzioni di allocazione risorse

All’interno di un magazzino, un WMS ottimizza lo stoccaggio delle merci garantendo efficienza, precisione e controllo. 

Strategia di stoccaggio:

• Implementa algoritmi di stoccaggio avanzati che considerano diversi criteri, come caratteristiche dei prodotti, frequenza di prelievo, dimensioni, peso e compatibilità, per definire la posizione ottimale di ogni articolo nel magazzino;
• Supporta sia strategie di ubicazione statica che dinamica. Nel primo caso, a ciascun prodotto viene assegnata una posizione fissa predefinita. Nel secondo caso, la posizione può variare in base a fattori come stagionalità, promozioni o livelli di scorta;
• Crea e gestisce una mappa digitale dettagliata del magazzino, includendo depositi, corridoi, scaffali, livelli e posizioni specifiche, per una rappresentazione completa dell’ambiente di stoccaggio.

Assegnazione posizioni:

• Sulla base delle strategie definite, il WMS suggerisce automaticamente la posizione ottimale per ogni articolo in arrivo, considerando i criteri menzionati sopra;
• Consente agli operatori di modificare manualmente le posizioni suggerite, quando necessario, per ottimizzare ulteriormente il layout del magazzino;
• Può integrare fattori esterni, come ordini in arrivo o livelli di scorta, per ricalcolare dinamicamente le assegnazioni delle posizioni e ottimizzare il flusso delle merci.

Ottimizzazione spazio e sfruttamento:

• Mira a massimizzare lo spazio di stoccaggio disponibile, utilizzando algoritmi che ottimizzano l’utilizzo verticale e orizzontale dei depositi, riducendo al minimo i vuoti e le aree non utilizzate;
• Può consolidare prodotti simili o a bassa rotazione in blocchi, aumentando l’efficienza di prelievo e riducendo i movimenti all’interno del magazzino;
• Può definire zone dedicate a specifiche categorie di prodotti, ottimizzando i flussi di lavoro e la gestione delle scorte.

Controllo e monitoraggio:

• Registra la posizione di ogni articolo in tempo reale;
• Monitora l’efficienza delle strategie di ubicazione e identifica eventuali colli di bottiglia o aree di miglioramento;
• Può generare alert automatici in caso di scorte eccessive in determinate aree o di posizionamenti non ottimali, suggerendo azioni correttive.

Funzioni di uscita

Passiamo infine alla gestione delle operazioni di uscita delle merci dal magazzino, garantendo efficienza, accuratezza e controllo nell’intero processo. 

Gestione prelievi e preparazione ordini:

• Il WMS riceve ordini da sistemi interni (ERP) o esterni (e-commerce), analizzandoli e scomponendoli in singole righe d’ordine per la preparazione;
• Ottimizza la sequenza e la strategia di prelievo in base a diversi criteri, come la posizione degli articoli, la tipologia d’ordine e la disponibilità di personale, minimizzando tempi e spostamenti;
• Supporta diverse tecnologie di picking, come pick-by-light, voice picking o RF picking, per guidare gli operatori verso i prodotti da prelevare, aumentando la precisione e la velocità;
• Verifica l’accuratezza dei prelievi e registra la movimentazione di ogni articolo, garantendo la corrispondenza con l’ordine originale.

Imballaggio e spedizione:

• Genera automaticamente etichette di spedizione con le informazioni necessarie per il corriere e il destinatario finale;
• Può supportare diverse configurazioni di imballo, considerando dimensioni, peso e fragilità dei prodotti, ottimizzando l’utilizzo dei materiali;
• Può gestire spedizioni verso diversi canali, come negozi fisici, e-commerce o marketplace, adattando i processi di evasione degli ordini.

Gestione spedizioni e tracciabilità:

• Può selezionare il corriere più adatto in base a criteri come costi, tempi di consegna e servizio offerto;
• Automatizza la prenotazione dei ritiri con i corrieri, ottimizzando i processi di spedizione;
• Integra sistemi di tracking per monitorare lo stato delle spedizioni e fornire informazioni ai clienti;
• Può gestire i resi della merce, semplificando il processo di autorizzazione, ricezione e restock dei prodotti.

Integrazione e automazione:

• Collegamento con ERP, sistemi di trasporto e marketplace per automatizzare flussi di dati e ottimizzare la supply chain;
• Applicazioni mobili per la gestione delle operazioni di prelievo, imballaggio e spedizione da tablet o smartphone;
• Integrazione con robot e sistemi di movimentazione automatica per ottimizzare le attività di prelievo, movimentazione e pallettizzazione.

Cosa accade nei magazzini complessi?

In magazzini complessi, caratterizzati da un elevato volume di movimentazioni, prodotti diversificati e flussi articolati, un WMS assume un ruolo ancora più cruciale per ottimizzare le operazioni e garantire efficienza, controllo e visibilità.

Oltre alle funzionalità basilari già descritte, un WMS avanzato per magazzini complessi offre diverse caratteristiche peculiari che lo rendono un vero e proprio strumento di supply chain excellence:

• Gestione avanzata dello spazio, con algoritmi ottimizzati, stoccaggio multilivello, dinamico e adattivo; 
• Gestione proattiva delle scorte, con previsioni intelligenti, gestione scadenze e rotazione ottimale delle scorte, alert intelligenti; 
• Integrazione e automazione avanzata, quindi interfacce con sistemi esterni, robotica e automazione, soluzioni IoT e big data;
• Gestione complessiva dei processi, con workflow personalizzati, gestione del lavoro avanzata, monitoraggio e analisi prestazionali; 
• Gestione multicanale e omnicanale, con evasione di ordini omnicanale, resi e gestione post-vendita, visibilità completa della supply chain.

L’implementazione di un WMS con funzionalità avanzate può portare a notevoli benefici, tra cui:

• Riduzione significativa dei costi logistici: ottimizzazione di stoccaggio, movimentazione, manodopera e trasporti;
• Incremento drastico dell’efficienza: processi più veloci e automatizzati;
• Miglioramento livello di servizio clienti: consegne puntuali e ordini più precisi.

I vantaggi del Warehouse Management System

Adottare un Warehouse Management System non è solo una scelta, è un investimento strategico che offre una serie di vantaggi concreti. L’efficienza, la precisione e l’automazione offerte da un WMS possono trasformare completamente il tuo magazzino e il tuo business. 

Ma andiamo più nel dettaglio.

1. Aumentare la produttività: Un WMS consente di automatizzare una serie di processi manuali, riducendo così il tempo necessario per compiere le operazioni di magazzino. Questo significa che il tuo personale può dedicare più tempo alle attività a valore aggiunto, aumentando così la produttività generale.
2. Ridurre i tempi di evasione ordini: Con un WMS, i tempi di preparazione e spedizione degli ordini possono essere ridotti in modo significativo. Il sistema è in grado di calcolare il percorso più efficiente per il picking, velocizzando così l’intero processo.
3. Ridurre gli errori: Grazie all’automazione e alla precisione del WMS, il numero di errori, come ordini errati o articoli persi, può essere ridotto. Questo porta a una maggiore soddisfazione del cliente e a una riduzione dei costi associati agli errori.
4. Ridurre l’impatto ambientale: Un WMS può aiutare a creare un magazzino più sostenibile. Attraverso l’ottimizzazione dei percorsi di picking e la riduzione dei tempi di movimentazione delle merci, si possono ridurre i consumi energetici. Inoltre, una migliore gestione delle scorte può limitare gli sprechi.
5. Ottimizzare i costi di movimentazione delle merci: Il WMS offre una vista in tempo reale delle merci in magazzino e della loro posizione, consentendo una migliore pianificazione della movimentazione delle merci. Questo può portare a un risparmio significativo sui costi di movimentazione.
6. Ottimizzare la gestione degli spazi: Il sistema è in grado di determinare la posizione ottimale per ogni articolo, in base a variabili come la dimensione, il peso, la domanda e la rotazione del prodotto. Questo aiuta a massimizzare lo spazio disponibile e a migliorare l’efficienza del magazzino.
7. Automatizzare la reportistica: Con un WMS, la creazione di report e analisi diventa un processo automatico. Questo offre ai gestori una visione chiara e aggiornata delle performance del magazzino, permettendo di prendere decisioni informate e tempestive.

Come vedi, i vantaggi di un Warehouse Management System sono numerosi e significativi. 

Non si tratta solo di migliorare le operazioni quotidiane, ma di potenziare la crescita del tuo business, rendendolo più resiliente, reattivo e competitivo in un mercato sempre più esigente.

Tipi di WMS

Esistono tre tipi principali di WMS, ciascuno con i suoi pro e contro: 

• WMS standalone (on-premise): Questi sistemi vengono installati localmente sull’hardware dell’azienda. In genere sono più costosi da implementare e richiedono una maggiore manutenzione rispetto ad altre opzioni, ma offrono anche il massimo livello di controllo e personalizzazione.
• Cloud WMS: Questi sistemi sono ospitati su server remoti e accessibili tramite internet. Di solito richiedono meno risorse IT per la gestione e sono più facili da scalare in base alle esigenze aziendali. Tuttavia, possono essere soggetti a problemi di connettività e le aziende rinunciano a un certo grado di controllo sui propri dati.
• WMS integrato: Questi sistemi fanno parte di una suite software più ampia, come un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o un sistema di gestione della supply chain (SCM). Offrono una stretta integrazione con altri sistemi aziendali, eliminando la necessità di scambio manuale di dati, ma possono essere meno personalizzabili rispetto ai sistemi WMS standalone.

Oltre a questi tre tipi principali, esistono anche altri tipi di WMS specializzati, come:

• WMS “lite”: Versioni ridotte di sistemi WMS che offrono funzionalità di base per magazzini di piccole dimensioni o con esigenze operative semplici.
• WMS specifici per settore: Sistemi WMS progettati per soddisfare le esigenze specifiche di un determinato settore, come la produzione, l’e-commerce o la distribuzione di alimenti e bevande.

La scelta di una soluzione piuttosto che un’altra dipende dalle esigenze della specifica azienda. 

Come scegliere il software per la Gestione del Magazzino

La scelta del giusto software di gestione del magazzino è cruciale per il successo delle operazioni del tuo magazzino. Tuttavia, con così tante opzioni disponibili sul mercato, come si fa a scegliere quella giusta? Ecco alcuni aspetti importanti da considerare.

1. Capire le tue esigenze: Prima di tutto, è fondamentale capire esattamente cosa ti aspetti da un Warehouse Management System. Quali sono le tue principali sfide operative? Quali processi vorresti automatizzare? Quali sono i tuoi obiettivi di crescita? Queste domande ti aiuteranno a definire le tue esigenze e a identificare le funzionalità più importanti per il tuo business.
2. Facilità d’uso: Un buon WMS dovrebbe essere facile da usare e da implementare. Dovrebbe avere un’interfaccia intuitiva che sia facile da capire e da utilizzare da parte del tuo personale. Ricorda, la complessità può portare a errori e a un’adozione lenta del sistema.
3. Scalabilità: Il tuo business crescerà nel tempo, e il tuo WMS dovrebbe essere in grado di crescere con esso. Assicurati di scegliere un sistema che può essere facilmente scalato per adattarsi a un maggiore volume di merci, a un numero maggiore di ordini, o a un magazzino più grande.
4. Integrazione con altri sistemi: Un WMS dovrebbe essere in grado di integrarsi facilmente con gli altri sistemi che utilizzi, come l’ERP, il sistema di gestione degli ordini o la piattaforma e-commerce. Questo permetterà un flusso di dati fluido e senza problemi, migliorando l’efficienza e la precisione delle operazioni.
5. Supporto e formazione: Un buon fornitore di WMS dovrebbe offrire un solido supporto post-vendita, compresa la formazione per il tuo personale. Questo è importante per garantire che tu possa sfruttare appieno tutte le funzionalità del sistema e risolvere rapidamente eventuali problemi che potrebbero sorgere.
6. Budget: Non dimentichiamo di considerare il budget. Ricorda, però, che un WMS è un investimento. Sebbene il costo iniziale possa sembrare alto, i benefici a lungo termine in termini di efficienza, precisione e riduzione dei costi possono facilmente giustificare l’investimento.

WMS: prospettive future

Nel mondo in continua evoluzione della gestione del magazzino, i Warehouse Management System (WMS) stanno diventando sempre più sofisticati e integrati. Il futuro dei WMS si preannuncia entusiasmante, pieno di innovazioni e progressi che cambieranno ulteriormente il volto delle operazioni di magazzino.

I WMS del futuro saranno sempre più alimentati da tecnologie come l’intelligenza artificiale (AI) e il machine learning. Queste tecnologie consentono al sistema di apprendere dai dati e di migliorare le proprie operazioni nel tempo. Ad esempio, un WMS potrebbe utilizzare il machine learning per prevedere le tendenze delle scorte e ottimizzare la gestione delle stesse, riducendo così gli sprechi e migliorando l’efficienza.

Anche l’automazione e la robotica continueranno a svolgere un ruolo chiave nel futuro dei WMS. I robot possono svolgere compiti ripetitivi o pericolosi, aumentando l’efficienza e riducendo il rischio di infortuni. Inoltre, con l’avvento della robotica collaborativa, vedremo sempre più spesso robot e umani lavorare fianco a fianco nel magazzino.

Parlando invece di un futuro che è già presente, l’Internet of Things (IoT) sta già avendo un impatto significativo sui WMS, consentendo una tracciabilità in tempo reale delle merci e una gestione più efficiente delle scorte. Presto potremmo vedere un maggiore utilizzo di dispositivi IoT per il monitoraggio ambientale, per garantire le condizioni ottimali per la conservazione delle merci.

Ognuna di queste tecnologie ha il potenziale di rivoluzionare il modo in cui gestiamo i magazzini. Le imprese che adottano queste innovazioni e investono in un WMS all’avanguardia avranno un vantaggio competitivo nel panorama logistico del futuro. Quindi, guardiamo avanti con entusiasmo alle possibilità infinite che il futuro dei WMS ci riserva.

Conclusioni

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